Na efektywną wysyłkę paczki składa się wiele istotnych elementów. To, jak szybko zostanie ona dostarczona, zależy w dużym stopniu od nadawcy. Dlatego tak ważne jest, aby poprawnie przejść przez wszystkie wymagane etapy wysyłki, od przygotowania paczki, poprzez jej poprawne zaadresowanie, aż do przekazania kurierowi. Dzisiaj pokażemy Wam, na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania paczki do wysyłki oraz w jaki sposób przyspieszyć jej drogę do adresata.

Partnerem lekcji jest: sendello.pl

Dziś dowiesz się:

– jak poprawnie przygotować paczkę do nadania,
– jak wybrać najtańszą usługę kurierską,
– w jaki sposób szybko zamówić usługę kurierską,
– jakie informacje są wymagane podczas zamawiania usługi kurierskiej,
– które pola opcjonalne warto wypełnić i dlaczego,
– jak prawidłowo wygenerować i nadać list przewozowy.

Jak przygotować paczkę do nadania?

Przed wysyłką paczki należy zwrócić szczególną uwagę na jej właściwe zabezpieczenie. To właśnie od nadawcy zależy czy zawartość dotrze do adresata nienaruszona. Podczas przygotowywania przesyłki warto pamiętać o kilku prostych zasadach:

1. Zawartość paczki nie może wystawać z pudełka.
2. Karton musi być wystarczająco duży, aby pomieścić to, co się w nim znajduje.
3. Paczka powinna mieć regularny kształt.
4. Gdy karton jest większy niż zawartość, należy zastosować dodatkowe zabezpieczenie, aby zapobiec jej zniszczeniu.
5. Cięższe elementy powinny znajdować się na spodzie, a lżejsze na wierzchu.

Jak zamówić najtańszą przesyłkę?

Cena przesyłki zależy przede wszystkim od jej wymiarów i wagi. Duże znaczenie ma również sam przewoźnik. Najtaniej wychodzą przesyłki zamawiane nie bezpośrednio u firmy kurierskiej, ale poprzez brokera usług kurierskich (np. sendello.pl). Dzięki temu zaoszczędzisz od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent za realizację usługi.

Dzieje się tak, ponieważ brokerzy usług kurierskich realizują dziennie wiele wysyłek, dzięki czemu otrzymują preferencyjne warunki współpracy od firm kurierskich. Ceny różnych firm przewozowych można porównać na stronie brokera.

Jak prawidłowo wypełnić formularz przy zamawianiu usługi kurierskiej?

Poprawne zaadresowanie przesyłki to pierwszy krok do jej szybkiego dostarczenia. W wielu przypadkach to właśnie od niego zależy terminowe wykonanie usługi przez przewoźnika. Przy wypełnianiu formularza na stronie brokera usług kurierskich warto więc przede wszystkim zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych osobowych zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Dzięki temu Twoja paczka dotrze do celu w najkrótszym możliwym czasie. Dotyczy to również sklepów internetowych składających zamówienia poprzez API lub korzystających z importu plików csv. Warto weryfikować informacje, które klient podaje w zamówieniu, aby przesyłka bez problemów została doręczona.

Podczas adresowania paczki należy podać dokładne dane zarówno nadawcy, jak i odbiorcy, takie jak:

1. imię i nazwisko (opcjonalnie nazwę firmy),
2. ulicę,
3. numer domu/posesji/lokalu/mieszkania,
4. kod pocztowy,
5. miejscowość,
6. numer telefonu (opcjonalnie adres mailowy).

W tym kroku bardzo ważne jest stosowanie polskich znaków. Może się okazać, że Twoja paczka zamiast na ulicę Sądową dotrze na Sadową, co spowoduje powrót paczki do oddziału przewoźnika i doręczenie jej dopiero w kolejnym dniu roboczym lub zwrot do nadawcy. Warto więc dokładnie sprawdzić poprawność danych, aby uniknąć takiej sytuacji.

Podczas uzupełniania formularza należy zwrócić uwagę, aby dane odbiorcy i adresata były możliwie jak najbardziej szczegółowe. Oprócz imienia i nazwiska, warto uzupełnić również nazwę firmy. Ułatwi to kurierowi odebranie i dostarczenie Twojej paczki. W przypadku sklepów internetowych warto zawrzeć taką informację w koszyku, przy danych dostawy.

Pamiętaj też o podaniu poprawnych numerów telefonów, zarówno do siebie, jak i do adresata. Umożliwi to kurierowi łatwy kontakt w celu umówienia terminu nadania lub odbioru paczki. Może się to okazać szczególnie pomocne zwłaszcza w obszarze wiejskim, gdzie numery domów nie zawsze są rozmieszczone według kolejności. Po nadaniu przesyłki warto również poinformować klienta o nadaniu paczki, aby spodziewał się kontaktu ze strony kuriera.

W każdym formularzu dostępna jest dodatkowa rubryka „Uwagi”, gdzie można podać wszystkie przydatne informacje, które nie są danymi adresowymi np. „odbiór na recepcji” lub „prośba o kontakt telefoniczny przed doręczeniem”.

Oprócz danych adresowych ważne jest również poprawne wypełnienie informacji o samej przesyłce. Należy podać jej wymiar, wagę, oraz określić zawartość. Informacje te również mogą być przydatne dla kuriera podczas doręczania.

Po wypełnieniu formularza pojawia się ostatni krok, jakim jest podsumowanie. Umożliwi Ci on sprawdzenie raz jeszcze poprawności wprowadzonych danych adresowych. Jeśli popełniłeś błąd – nic się nie stało. Do czasu zaakceptowania podsumowania możesz się cofnąć i go poprawić. Gorzej, jeśli zauważysz błąd dopiero na etykiecie. Wtedy należy kontaktować się z brokerem. Dzięki jego doświadczeniu w kontakcie z przewoźnikiem Twoje zamówienie będzie sprawnie procesowane.

Jak nadać list przewozowy?

Masz już przygotowaną paczkę, wypełniłeś formularz zamawiając usługę kurierską. Kolejnym istotnym elementem jest poprawne przygotowanie listu przewozowego, niezbędnego do dostarczenia Twojej przesyłki.

List przewozowy można wygenerować na stronie brokera usług kurierskich. Po wypełnieniu formularza, jest on dostępny do ściągnięcia w odpowiedniej zakładce (np. Sendello.pl/Twoje konto/Zamówienia/Etykieta). Ma formę etykiety adresowej z danymi nadawcy i odbiorcy oraz oznaczeniem usług dodatkowych. Aby nadać paczkę należy przykleić go do przesyłki, w sposób uniemożliwiający odklejenie podczas transportu. Kod kreskowy musi być widoczny. Pamiętaj, że odklejenie etykiety może spowodować zagubienie paczki lub opóźnienie w jej doręczeniu. Na wypełnionej etykiecie nie wolno dokonywać żadnych zmian, w szczególności skreśleń lub dopisków. Jeżeli coś się nie zgadza na liście przewozowym – skontaktuj się z brokerem. Nie przekazuj paczki na etykiecie z błędnymi danymi!

Nadanie paczki

Po wygenerowaniu etykiety kurier zjawi się w umówionym terminie. Warto pamiętać, że data nadania jest tylko opcją sugerowaną i kurier może pojawić się o innej porze lub nawet następnego dnia. Jeżeli kurier nie zjawi się w terminie – zawsze możesz skontaktować się z firmą brokerską podając ID swojego zlecenia. Czas dostarczania przesyłki liczony jest od momentu jej odbioru przez przewoźnika.

Podczas przekazywania paczki kurierowi warto dać mu do podpisania potwierdzenie nadania (najczęściej generowane razem z etykietą). Zawiera ono takie informacje jak: numer przesyłki, oznaczenie nadawcy i odbiorcy, miejsce na datę, godzinę odbioru oraz podpis kuriera. Dokument ten stanowi podstawę do ewentualnej reklamacji. Pamiętaj, że przewoźnik może odrzucić reklamację, jeżeli nie przedstawisz takiego dokumentu!

Kurier, podczas odbioru paczki, w przypadku uzasadnionego podejrzenia łamania prawa polskiego lub regulaminu firmy przewozowej, ma prawo poprosić Cię o otwarcie pakunku, powiadomić odpowiednie służby, zatrzymać przesyłkę do oględzin albo odmówić jej przyjęcia.

Opcje wysyłki i usługi dodatkowe

Klienci sklepów internetowych mają do wyboru wielu różnych przewoźników. Warto udostępnić im listę wszystkich dostępnych opcji, aby mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi indywidualnymi preferencjami. Przy wyborze kuriera klienci kierują się przede wszystkim swoimi wcześniejszymi doświadczeniami z daną firmą. Jeśli dostępna jest tylko jedna opcja wysyłki, a doświadczenie klienta z danym przewoźnikiem jest niekorzystne, może on nawet zrezygnować z dokonania zakupu.

Koszty usług różnych firm kurierskich różnią się między sobą, w zależności od oferowanych usług. Cena zależy nie tylko od samej paczki, ale również od dodatkowych opcji, które wybierzesz. Szybsze dostarczenie (w ciągu 24, a nie 48h), dodatkowe ubezpieczenie, potwierdzenie doręczenia sms/e-mail, doręczenie w sobotę i inne tego typu usługi dodatkowe zwiększają koszt wysyłki.

W przypadku wysyłki zagranicznej musisz się liczyć z wydłużonym czasem doręczenia. Podczas, gdy większość przesyłek doręczanych na terenie Polski dociera w ciągu 24-48h, te idące za granicę najczęściej wymagają od 3 do 5 dni roboczych.

Niezależnie, w jaki sposób nadajemy przesyłkę i z jakiej usługi korzystamy. Ważne aby była ona odpowiednio zabezpieczona i zaadresowana. Tylko to daje gwarancję, że dotrze ona do adresata w stanie nienaruszonym.

—-

Autorem poradnika jest Sendello.pl – brooker usług kurierskich, dzięki któremu szybko i wygodnie zamówić można zarówno krajowe, jak i międzynarodowe przesyłki w wyjątkowo atrakcyjnych cenach. Dzięki współpracy z wieloma firmami kurierskimi, Sendello.pl oferuje wiele różnych opcji przewozowych u wiodących firm kurierskich, po najniższych cenach w internecie. Sprawdź sam na www.sendello.pl