Prace przed uruchomieniem systemu e-commerce

Checklista przed wdrożeniem systemu e-commerce

Zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanego systemu e-commerce wymaga uporządkowanego sposobu działania i zaangażowania wielu specjalistów. Kluczowym momentem prac jest start produkcyjny systemu, jednak aby projekt znalazł się w tej decydującej fazie, konieczne są również działania organizacyjne następujące po przekazaniu projektu do wdrożenia. Warunkują one sukces dalszej współpracy wdrożeniowej.

Przyjmując rozległą definicję opisującą etapy pracy nad systemem e-commerce, można założyć, że cykl życia projektu rozpoczyna się już na etapie przedstawienia klientowi końcowej oferty handlowej. Następnie rozpoczyna się strategiczna faza analizy biznesowej, która określa warunki wdrożenia nowego systemu i wyznacza proponowane rozwiązania informatyczne. Później odbywa się podpisanie umów, najczęściej w trzech formach: wdrożeniowej, na hosting i na wsparcie techniczne (SLA). Następnie, projekt wchodzi w fazę prac kompozycyjnych i wdrożeniowych. Ostatnim etapem jest start produkcyjny i okres stabilizacji systemu sprzedażowego.

Tak przyjęty schemat wydaje się jasny i uporządkowany. Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na zakres prac, od chwili podpisania umów i przekazania projektu, do pełnego wdrożenia dedykowanego systemu e-commerce. W tej szczególnej fazie, zespół i-systems wykonuje również usystematyzowane działania organizacyjne. Są one związane ze zbieraniem wymagań, kompletacją dokumentacji i odpowiednim dopasowaniem kierunku prac. Wszystkie te zadania w konsekwencji warunkują sukces wdrożenia systemu e-commerce i satysfakcjonującą dla obu stron współpracę.

Dobre praktyki przed pracami wdrożeniowymi

W momencie przekazania projektu, project manager, rozpoczynający prace wdrożeniowe, ma już pewien zakres wiedzy, który uzyskał na etapie analizy biznesowej. Posiada informacje na temat klienta oraz specyfiki jego branży, a także ma ukształtowaną wizję projektu, którą na bieżąco będzie konkretyzować. Niezwłocznie po przyjęciu zlecenia od klienta, można rozpocząć prace wdrożeniowe, najpierw jednak muszą zostać spełnione wymagania organizacyjno-formalne, by w przyszłości można było uniknąć niepotrzebnych opóźnień. W tym czasie zespoły handlowe i projektowe realizują oraz potwierdzają wykonanie poniższych zadań:

  • skompletowanie dokumentacji przedwdrożeniowej: workbook analizy biznesowej, oferta dedykowanego systemu e-commerce oraz umów przez zespół handlowy i przekazanie jej project mangerowi,
  • przekazanie skanów podpisanych umów do działu finansowego,
  • zapoznanie klienta z harmonogramem rzeczowo-finansowym,
  • przekazanie klientowi informacji o formie rozliczenia time&material,
  • przekazanie klientowi informacji o stosowaniu metodyk zwinnych przy projektowaniu systemu,
  • spotkanie project managera z klientem w celu omówienia kierunku prac i zasad współpracy,
  • rozdzielenie zadań projektowych w zespole projektowym,
  • rozpoczęcie prac wdrożeniowych nad dedykowanym systemem e-commerce.

Zadania formalno-organizacyjne nie muszą następować kolejno po sobie. Wszystkie elementy do zrealizowania, po przekazaniu projektu, mogą odbywać się równolegle. Aby nie przeoczyć żadnego z istotnych, zespół i-systems korzysta z narzędzi kontroli. Przez ten etap można sprawnie przejść, stosując checklistę – spis działań, przewidzianych dla tej fazy projektu, który nie pozwala na pominięcie nawet najmniejszego formalnego zadania. Na każdym etapie pracy, zespół na bieżąco uzupełnia informacje w wewnętrznym panelu i-systems, do którego w pewnej części, dostęp ma także klient. Panel umożliwia pełną wymianę informacji dotyczących projektów.

W standardowym modelu współpracy przy wdrażaniu systemu e-commerce, po podpisaniu umowy i harmonogramu prac, zmiany w sposobie działania zamawianego rozwiązania są bardzo trudne lub praktycznie niemożliwe. W trybie działania i-systems, zmiany można wprowadzać na każdym etapie prac wdrożeniowych. Klientowi przysługuje również możliwość wpływania na proces projektowy. Niezwykle istotne jest więc spełnienie wszystkich formalnych wymagań i działań organizacyjnych, tuż po przekazaniu projektu, aby nie występowały komplikacje w trakcie właściwych prac wdrożeniowych.

Komunikacja kluczem do sukcesu

Nieodzownym elementem pracy po przekazaniu projektu, jak i podczas samego wdrożenia systemu, jest stała i rzetelna komunikacja z klientem. Zespół i-systems, podczas wytwarzania dedykowanego systemu sprzedaży, najczęściej pracuje z klientem w dwutygodniowych interwałach. Pozwala to na zapoznanie się z nowymi pomysłami klienta, bieżące ustalenie zakresu prac oraz przekazanie efektów pracy. Zespół skutecznie reaguje także na nowe zadania stawiane przez klienta. Dzięki takiemu elastycznemu podejściu, łatwiejszy staje się start produkcyjny systemu i zakończenie projektu sukcesem. W i-systems, klient podpisując umowę wdrożeniową, w istocie nie kupuje dedykowanego i gotowego produktu, ale usługę w postaci dostosowania funkcjonalności systemu e-commerce do jego potrzeb i wymagań, stąd też praca zespołu polega na umiejętnym dopasowaniu rozwiązań do specyfiki działalności klienta.

Faza stabilizacji i opieka nad systemem

Pracując nad wdrożeniem dedykowanego systemu e-commerce, zespół projektowy nie realizuje kolejnych etapów prac w sposób kaskadowy. Zwinne podejście do kolejnych faz, pozwala na symultaniczną pracę na kilku poziomach. Taki schemat pracy pozwala również na bieżące testowanie funkcjonalności, dzięki czemu faza końcowych testów jest mniej skomplikowana. Start produkcyjny systemu i uruchomienie wszystkich nowych narzędzi sprzedażowych to chwila prawdy, ale nie oznacza końca pracy samego project managera i kilku członków zespołu projektowego. W ciągu miesiąca od pełnego wdrożenia systemu, zespół projektowy nadal pracuje w fazie stabilizacji projektu, na bieżąco monitorując działanie wdrożonego systemu. Po pomyślnym uruchomieniu systemu ważna jest jego ciągła aktualizacja, ale także opieka i nadzór nad poprawnym funkcjonowaniem. Po starcie produkcyjnym systemu i fazie stabilizacji następuje przekazanie projektu klienta dedykowanemu opiekunowi. Na tym etapie pracy, zespół również wypełnia zakres formalno-organizacyjnych działań, związanych z protokołem przekazania projektu i ustaleniem zasad współpracy hostingowej.

Analiza dokumentacji przedwdrożeniowej, skonkretyzowanie indywidualnych wymagań klienta oraz zdolności planistyczne i umiejętność rzetelnej komunikacji zespołu, to kluczowe elementy pracy przed wdrożeniem, rzutujące następnie na cały proces implementacji dedykowanego systemu e-commerce. Kluczem do sukcesu jest realizacja wszystkich działań formalno-organizacyjnych przed rozpoczęciem wdrożenia. Ważna jest także stała współpraca z klientem i umiejętność zwinnego reagowania na zmiany oraz elastycznego podejścia do projektowanego systemu. Działając tylko w usystematyzowany sposób można sprawnie poprowadzić projekt wdrożenia systemu w wyjątkowo zmiennym i wymagającym środowisku e-commerce.

Współpraca z klientem podczas wdrożenia systemu e-commerce



Zobacz również artykuły o podobnej tematyce

Aplikacja mobilna dla branży sportowej
rgol

Aplikacja mobilna dla sklepu internetowego to sposób na budowanie stałej interakcji z klientem. Dzięki niej, marka posiada własne miejsce w...

Ekomersy dla i-systems
banner

Firma i-systems została zwycięzcą konkursu Ekomersy 2017 w kategorii Najlepsza Agencja Wdrożeniowa. Ponadto, marka R-GOL.com, posiadająca system e-commerce oparty na...

System sprzedaży dla branży gastronomicznej
gastropils

O Net.Trading pisaliśmy już na naszym blogu. Przedsiębiorstwo w sierpniu, we współpracy z i-systems, wdrożyło dedykowany sklep internetowy dla klientów...

Zobacz więcej wpisów