onboading

Onboarding – trudna sztuka wprowadzania nowego pracownika

Pełną parą ruszył nowy onboarding w i-systems. Na czym polega proces onboardingu 
i w jaki sposób można go dostosowywać do zmieniających się warunków? Czy faktycznie jest to proces konieczny w nowoczesnych organizacjach? Jak można go przeprowadzić 
w sposób płynny i przemyślany, stosując proaktywne podejście? Oto krótki przewodnik po onboardingu w i-systems.

Trudna sztuka wprowadzania

Onboarding dla wielu osób to obco brzmiące słowo. Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji, tak najprościej można określić ten termin. To aklimatyzacja, wejście 
w struktury firmy, oswojenie z nowym środowiskiem. Proces niezwykle istotny w momencie rozpoczęcia nowej pracy. Dla większości z nas “nowy zawodowy początek” to moment stresujący, ale i ekscytujący. Nowy zakres obowiązków, chęć sprostania zadaniom, ale 
i dołączenia do grupy. Z badań wynika, iż ponad 90% osób objętych procesem wdrożenia zostaje w firmie na dłużej. Pracownik, który od samego początku jest doinformowany 
i uświadamiany, już na starcie lepiej czuje się w organizacji, bardziej pewnie. Znane mu są wartości firmy, panujące w niej zasady, procedury. Im szybciej dostarczymy tej wiedzy, tym większa korzyść dla obu stron. Kluczem do sukcesu jest zastosowanie 4C w procesie onboardingu, tj. dopełnienie procedur/formalności (Compliance), wyznaczenie zadań 
i celów (Clarification), zaznajomienie z kulturą organizacji (Culture) oraz nawiązanie relacji (Connection).

Przed przywitaniem

Zwykle onboarding rozpoczyna się w pierwszym dniu pracy. W i-systems zaczyna się na kilka dni przed. Jest to przedwstępne przywitanie – nowość, która ma poprawić komfort osoby nowo przyjętej. Dział Employer Brandingu wysyła powitalnego maila z kluczowymi informacjami na temat jak ów dzień będzie wyglądał. Załączamy zdjęcia osób z którymi “nowy” się spotka, informujemy jakie elementy wdrożenia będą miały miejsce, przesyłamy mapę pomieszczeń, aby ułatwić poruszanie się w nieznanym miejscu. Pozornie lekkie informacje, jednak z naszych obserwacji wynika, iż ułatwiają one ten stresujący moment. Świadomość z kim i gdzie odbędzie się spotkanie oraz jak będzie przebiegał dzień uspokaja, wzbudza większą pewność siebie.

Godzina zero

Pierwszego wrażenia nie zrobimy drugi raz, każdy z nas zna to powiedzenie. Często wydaje nam się, iż mimo dostania nowej pracy dalej musimy robić dobre wrażenie, zwłaszcza pierwszego dnia. Fakt, jednak także pracodawca powinien zrobić wszystko, aby ten ważny dzień został zapamiętany pozytywnie w oczach nowego członka zespołu. To jak zostanie on przyjęty przez przełożonego, czy zespół jest wizytówką firmy. Przekazanie informacji o firmie jest kluczowe. Przedstawienie zasad, wartości, misji, ale i historii to ważne elementy, u nas odbywa się to podczas spotkania działu EB z nowym pracownikiem, podczas niego przekazywane są wszystkie w/w informacje. Ilu znasz pracowników, którzy nie mają pojęcia jaka jest geneza ich organizacji? Niestety statystyki są brutalne. Organizacje nie przywiązują wagi do przekazywania takich informacji “nowym”, a jest to ważny element identyfikacji osoby z firmą. To samo dotyczy poznania struktury jaka panuje wewnątrz. Im szybciej pracownik pozna załogę, kompetencje poszczególnych działów i osób tym lepszy start dla dalszej współpracy.

“To tylko formalność”

Szereg zadań czeka nowego pracownika pierwszego dnia. Stres, który temu towarzyszy często bierze górę, a formalności mogą poczekać. To podejście niejednego “nowego” ale i pracodawcy. Pracownik rzadko ma odwagę upomnieć się o dopełnienie formalności, 
w tym podpisanie umowy, dlatego tak ważne jest, aby firma stała na straży dokończenia niezbędnych procedur. Wzorowa sytuacja to taka kiedy dokumenty trafiają do pracownika na początku dnia. W naszym harmonogramie onbordingowym formalności, czy tzw. tematy administracyjne, znajdują się na obowiązkowej pozycji, zaraz po tzw. “przywitaniu”. Nie karzmy pracownikowi czekać na dopełnienie spraw papierkowych, to dla niego niezmiernie istotny element, mimo że z niewiadomych powodów nadal tabu. Pamiętajmy, formalności nie kończą się bowiem na dostępie do poczty czy przekazaniu haseł dostępu czy sprzętu. U nas wszystko to organizowane jest podczas pierwszego dnia pracy. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której nowa osoba nie posiada odpowiednich narzędzi do rozpoczęcia pracy.

Nakierowywanie

Istotnym elementem onboardingu jest bezpośrednie wprowadzenie w zadania i obowiązki. U nas dokonuje tego tzw. opiekun procesu. Osoba z działu, która najlepiej zna specyfikę pracy, panujące w nim zasady, osoba która potrafi zaznajomić nową osobę z kulturą organizacji. To kluczowy element wdrożenia. Jego właściwe przeprowadzenie decyduje 
o szybkości rozpoczęcia samodzielnych zadań. Ten moment wymaga od opiekuna dużej uważności i cierpliwości. Nowy pracownik powinien wykorzystać ten czas na zadawanie pytań, doprecyzowywanie zadań, uzupełnienie brakujących informacji o firmie. To czas kiedy następuje przekazanie obowiązków, wyznaczanie pierwszych celów, określanie horyzontów czasowych dla poszczególnych zadań. Najważniejszy moment pierwszego dnia powinien zakończyć pytaniem opiekuna: Czy wszystko jest jasne? Czy masz jeszcze jakieś pytania? Brak pytań i stwierdzenie, że wszystko jest jasne to duży sukces dla opiekuna. Oczywiście należy pamiętać, że brak pytań dziś nie oznacza braku jutro. Bądźmy wyrozumiali, przecież każdy z nas kiedyś zaczynał.

Integracja poziom pierwszy

Onboarding proaktywny to taki, który ma na celu wprowadzenie nowego pracownika nie tylko do organizacji, ale także do serca firmy – ludzi. Integracja z innymi członkami zespołu jest kluczowa, to ona decyduje o tym czy pracownik zostanie z nami na dłużej. Nowe relacje nawiązywane są już od pierwszego dnia, na początku w obrębie najbliższego otoczenia, pokoju, kolejny krok to poznanie współpracowników z którymi nie obcuje się na co dzień. W i-systems obowiązkowym punktem pierwszego dnia jest “spacer”. 
To zaznajomienie się z obcymi twarzami, których nie sposób jest zapamiętać na raz. 
W przestrzeni wspólnej – kuchni, czy na korytarzu, najłatwiej jest o integrację już na początku. U nas każdy nowy pracownik od razu zapraszany jest na bezpłatne śniadanie, to moment na lepsze poznanie kolegów i koleżanek, z którymi nie obcuje się na co dzień.

Każda firma ma swój model onboardingu. Nie ma ideałów. W i-systems ten kilkuetapowy system sprawdza się, co więcej jest on pozytywnie odbierany przez nowych członków zespołu, o czym świadczą rozmowy przeprowadzane miesiąc po zatrudnieniu. W trakcie ww. spotkania pada pytanie o proces wdrożenia, o to jak został odebrany, co oceniane jest pozytywnie, czy należy go udoskonalić. 100% nowych pracowników ocenia nasz onboarding bardzo dobrze. Ewaluacja procesu jest równie ważna jak sam proces. Pozwala ona udoskonalać, ułatwiać i poprawiać wdrożenie. Nie zapominajmy, że odbiorcami są nowi pracownicy, ich pozytywny odbiór jest sukcesem firmy. Dział EB sukcesywnie ulepsza onboarding, aby był jak najbardziej przyjazny i użyteczny dla naszych nowych kolegów i koleżanek.

  • Maria Pruszyńska

    Proces wdrażania nowych pracowników może usprawnić system CRM. Przecież to tam znajdują się kluczowe informacje o klientach, relacjach, produktach i transakcjach. Warto rozważyć to rozwiązanie w swojej firmie. https://kamflex.pl/blog/71#wdrozenie-nowego-pracownika