Każdy, kto prowadzi sklep musi sprawnie identyfikować produkty, choćby po to, by szybko tworzyć dokumenty handlowe. W małym sklepie często stosuje się identyfikację przez symbol czy nazwę produktów, jednak im większy zasób magazynowy, tym identyfikacja produktów staje się trudniejsza. Przewidując rozwój własnego sklepu lepiej od razu zadbać o dobrą identyfikację produktów.

Partnerem lekcji jest Instytut Logistyki i Magazynowania – GS1 Polska.

Dziś dowiesz się:

– kto zarządza symboliką kodów kreskowych,
– kto może znakować produkty i jak powinien to robić,
– jak wykorzystać standardy identyfikacji poza procesem sprzedaży, czyli kod kreskowy w służbie każdego systemu eCommerce.

Kto zarządza kodami kreskowymi?

Historia zaczęła się dawno, bo ponad 60 lat temu. Wtedy po raz pierwszy właściciele marketów (w USA) zaczęli szukać sposobu na szybką identyfikację produktów. Pierwszy projekt i prototyp stworzył Joe Woodland w 1952 roku. Jednak pierwsze biznesowe użycie i skanowanie kodu miało miejsce dopiero w 1974 roku. Okres pomiędzy to prace nad technologią, która będzie potrafiła skanować kod.

W latach 70. XX w. najpierw w USA, a następnie w Europie powstały stowarzyszenia ds. jednolitego kodu. Powstały wówczas bardzo podobne standardy kodowania, w USA – 12-cyfrowy UPC czyli Universal Product Code, w Europie – 13-cyfrowy EAN, European Article Numbering. Rozprzestrzenienie się tych standardów na całym świecie oraz postępująca globalizacja gospodarki spowodowały, że w 2005 roku obie organizacje połączyły się i powstała globalna organizacja GS1.

Najbardziej rozpowszechnionym standardem GS1 jest kod kreskowy. Jednak jest ich znacznie więcej, np. identyfikatory lokalizacji, jednostek logistycznych, zasobów.
GS1 to najbardziej popularny na świecie standard działający w biznesie. Korzysta z niego ponad milion firm, a każdego dnia skanowanych jest ponad 5 miliardów kodów kreskowych.

Tajemnice kodu kreskowego

Fachowa nazwa kodu kreskowego to GTIN, czyli Globalny Numer Jednostki Handlowej. Bardzo często nazywa się go jednak EAN. Czy prawidłowo? W potocznym rozumieniu obydwa określenia znaczą dokładnie to samo. W nomenklaturze organizacji GS1 jest pewna różnica:
– GTIN to numer służący do jednoznacznej identyfikacji jednostek handlowych na całym świecie,
– EAN to symbolika kodu kreskowego, w którym zaszyfrowany jest numer GTIN.

Numer GTIN składa się z 4 części, które wskazują na kraj pochodzenia, właściciela kodu i numer produktu. Z kodu nie wynika informacja jaki to produkt.
Przykład numeru GTIN 14:

059090009933000

0 – cyfra wskaźnikowa. Dla wszystkich produktów konsumenckich przyjmuje wartość „0”

59090009933 – prefiks firmy GS1.Pierwsze 3 cyfry oznaczają prefiks kraju, który nadał numer GTIN, wraz z kolejnymi cyframi stanowi prefiks firmy będącej właścicielem marki handlowej. Nadawany jest przez organizację krajową GS1. Ta część może mieć długość od 4-11 cyfr.

00 – oznaczenie produktu. Za tą cześć numeru odpowiada użytkownik puli numerycznej – właściciel marki. Może ona mieć długość 1-6 cyfr.

0 – cyfra kontrolna, obliczana na podstawie algorytmu uwzględniającego poprzednie cyfry. Stanowi zabezpieczenie przed błędami.

Jakie są rodzaje kodów kreskowych?

GTIN może zawierać 8, 12, 13 lub 14 cyfr, w zależności od zastosowań, rodzaju towaru i rynku docelowego. Analogicznie istnieją cztery podstawowe rodzaje kodów kreskowych, które charakteryzują się następującą symboliką liniową:

EAN-13 to najpopularniejsza symbolika, którą stosuje się głównie do oznaczania jednostek konsumenckich i opakowań zbiorczych. Najczęściej zakodowany jest w nim GTIN-13.

EAN-8 używany jest przede wszystkim do oznaczenia małych produktów, na których nie zmieściłby się kod EAN-13 np. opakowań gum do żucia. Najczęściej zakodowany jest w nim GTIN-8.

UPC-A, w którym najczęściej zakodowany jest GTIN-12.

UPC-E, w którym najczęściej zakodowany jest GTIN-8.

UPC-A i UPC-E są symbolikami stosowanymi głównie do oznaczania produktów na rynku amerykańskim i kanadyjskim, przy czym UPC-E podobnie jak EAN-8 służy do oznaczania małych przedmiotów. W omawianej symbolice zapisywane są także numery książek (ISBN), czasopism (SSN) czy partytur i nut (ISMN).

Kto może oznaczać produkty kodami kreskowymi?

Zasady nadawania numerów GTIN to zbiór rekomendacji, których celem jest zapewnienie jednoznacznej identyfikacji produktów. Właściciel marki powinien skorzystać z puli numerycznej organizacji działającej w państwie, w którym zarejestrowana jest jego firma, jednak pod pewnymi warunkami może zgłosić się do innej organizacji krajowej. Ponieważ właściciel marki nie zawsze jest producentem oznacza to, że nie każdy produkt oznaczony danym krajem pochodzenia (prefiksem), faktycznie w tym kraju został wyprodukowany. Przykładem może być odzież produkowana w Chinach, oznaczona kodem nadanym np. w polskiej organizacji GS1 (590). Inny przykład to produkowane w Polsce kosmetyki oznaczone numerami z niemieckiej puli.

Podstawowe zasady znakowania produktów

Zasad dotyczących znakowania produktów jest wiele z uwagi na różnorodność branż, w których stosowany jest standard GS1. Jednak najważniejsze i obowiązujące w każdej branży mówią:

1 produkt = 1 GTIN oraz 1 GTIN = 1 produkt

Ta prosta zasada oznacza, że każda znacząca różnica w towarze powinna skutkować nadaniem mu nowego numeru GTIN. Np. obuwie różniące się kolorem powinno być odpowiednio oznaczone, podobnie jak różniące się rozmiarem. Dla przykładu: baleriny niebieskie w rozmiarze 36 oraz baleriny niebieskie w rozmiarze 38 powinny otrzymać odrębny numer GTIN.

Zasady znakowania przyjęte przez Organizację GS1 (czyli m.in. przedstawicieli producentów) są dobrowolne. Zdarzają się sytuacje, w których producenci ich nie stosują. Oznaczają np. wszystkie kolory czy rozmiary tym samym numerem GTIN. Taka praktyka wyjątkowo silnie uderza w sprzedawców internetowych, bowiem dla nich perfekcyjne zarządzanie stanem magazynowym ma kluczowe znaczenie.

Konsument, który nie wybiera towaru fizycznie z półki tylko wskazuje go na półce wirtualnej, chce mieć pewność, że dostanie np. taki kolor jaki go interesuje, e-sklep natomiast musi wiedzieć czy dysponuje dokładnie danym towarem (kolorem). Dlatego niezwykle ważne jest, aby właściciele sklepów internetowych wymagali od producentów jednoznacznej identyfikacji towarów, czyli identyfikacji zgodnej ze standardami GS1.

Standard tworzy się ciągle

Standardy identyfikacji produktów powstały wiele lat temu, jednak biznes zmienia się na bieżąco, dlatego powstają nowe standardy, a w już istniejących, jeżeli jest to konieczne, wprowadzane są odpowiednie zmiany.

Sytuacje powodujące konieczność tworzenia nowych samoregulacji tworzą niektóre zmiany prawne. Z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie. Dyrektywa Konsumencka, która weszła w życie w grudniu 2014 roku, wymusza na sklepach internetowych takie opisywanie produktu, aby konsument mógł zapoznać się z jego głównymi cechami zanim podejmie decyzję zakupową. Niestety nigdzie nie jest doprecyzowane co ustawodawca miał na myśli pisząc „główne cechy”. Ten zapis spowodował, że organizacja GS1 Polska wraz z Izbą Gospodarki Elektronicznej rozpoczęły projekt opracowania standardu dla elektronicznej etykiety.

Pierwszą branżą, dla której opracowuje się obecnie e-etykietę jest odzież i obuwie. Opracowanie etykiety zawierającej podstawowe informacje o produkcie, zdefiniowane przez branżę, pozwoli szybko dodawać produkt do oferty handlowej i przenieść siły na przygotowanie opisu marketingowego, wyróżniającego każdy sklep.

Podsumowanie

Jeżeli chcielibyście pomóc w opracowaniu e-etykiety w branży odzież i obuwie to zachęcamy do wypełnienia ankiety na stronie www.e-etykieta.pl.

Partnerem lekcji jest Instytut Logistyki i Magazynowania – GS1 Polska.