Rozwiązania eCommerce w B2B – zarządzanie należnościami

zarządzanie należnościami

Zarządzanie należnościami to proces, którego głównym celem jest zapobieganie powstawaniu przeterminowanych należności. Skuteczne zarządzanie należnościami łączy w sobie działania obejmujące prewencję, monitoring i windykację. Dokładnie takie zadania wykonuje moduł ARMS, który sprawdza się nie tylko w systemach B2B. Dzięki niemu poprawia się płynność finansowa firmy, a koszty związane z obsługą należności ulegają redukcji. Usprawnia się również praca całego zespołu odpowiedzialnego za finanse firmy.

Działanie i architektura

Za skrótem ARMS kryją się słowa Account Receivable Management System. To autorski moduł odpowiadający za monitorowanie należności i sprawne reagowanie. Rozwiązanie ARMS daje możliwość dowolnego definiowania zadań. Każde zadanie zawiera własny warunek oraz działanie. Warunkiem może być liczba dni po terminie płatności, a działaniem wysłanie powiadomienia w formie maila. W tym wypadku, jeśli kontrahent zalega tydzień z płatnością, automatycznie wysyłany jest do niego mail z przypomnieniem. Liczba dni, forma powiadomienia, treść maila i inne zmienne mogą być dowolnie edytowalne.

zarządzanie należnościami

Schemat w uproszczeniu pokazuje proces działania modułu ARMS. Codziennie o zdefiniowanej wcześniej godzinie, moduł rozpoczyna swoja pracę. Następnie weryfikuje płatność względem statusu wiarygodności klienta. Jeśli płatność spełnia warunki zadania (np. brak płatności w ciągu tygodnia po wystawieniu faktury), moduł podejmuje kolejne, wcześniej określone działania. Wszystkie czynności są zapisywane w postaci rejestru logów. W panelu głównym modułu ARMS widzimy dokładną historię wykonania zadań oraz ich rezultat. Przykładowymi zadaniami w module ARMS mogą być:

– wysłanie maila do klienta z podziękowaniem w dniu wystawienia dokumentu (faktury lub zamówienia),

– dodanie do kalendarza zadania dla pracownika, aby skontaktował się z klientem trzy dni po terminie płatności,

– automatyczne zablokowanie możliwości składania zamówień przez kontrahenta w momencie przekroczenia określonych termninów,

– wysłanie do klienta przypomnienia w formie maila na dwa dni przed terminem płatności.

Segmentacja klientów poprzez stopień zaufania

Definiowanie zadań można również połączyć ze statusem wiarygodności jaki został przypisany do konkretnego klienta. W ramach ustawień w systemie dostępne są trzy statusy wiarygodności kontrahenta: zielony, żółty i czerwony. Dla każdego statusu możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby zadań. Przykładowa lista zadań dla klienta najbardziej zaufanego (zielonego), może ograniczać się tylko do mailowego przypomnienia o nieopłaconej fakturze dwa dni po terminie płatności. Z kolei klienci żółci, czyli posiadający średni stopień zaufania, mogą być dodatkowo informowani telefonicznie na jeden dzień przed terminem płatności. Stopień wiarygodności klienta nie jest przypisany na stałe. Widząc terminową i rzetelną spłatę należności klienta oznaczonego kolorem żółtym, po miesiącu dobrej współpracy, możemy “przenieść” go do koloru zielonego.

Moduł ARMS do zarządzania należnościami sprawdzi się w każdym rodzaju sprzedaży. Jego funkcje nie ograniczają się tylko do windykacji. Kładzie on duży nacisk na prewencyjny monitoring płatności. Możliwość połączenie z innymi modułami i rozwiązaniami sprawia, że jest on gwarantem zachowania płynności finansowej całej firmy.

Zobacz również artykuły o podobnej tematyce

Podsumowanie Q4 2017 w i-systems
q4

W i-systems dużo energii po świątecznym odpoczynku. Co jednak działo się w firmie w ostatnich trzech miesiącach 2017 roku? Zapraszamy...

Start e-commercowych bolidów już w marcu
ecommerce

Według różnych źródeł, wartość polskiego e-commerce w 2017 roku szacowana była na 36-40 mld złotych. Od kilku lat udział sprzedaży...

System sprzedaży dla Termy Bania dzięki CI gotowy w miesiąc
para+baner

Zlokalizowany w Białce Tatrzańskiej kompleks Terma Bania jest doskonałym miejscem na wypoczynek i spędzenie czasu z rodziną. Firma od niedawna...

Zobacz więcej wpisów