Przypomnij sobie ile spotkań firmowych okazało się stratą czasu, ile nie wnosiło nic do firmy, a ile przeistaczało się w bezsensowną wymianę oskarżeń i żądań. 90% uczestników przeważnie myśli zupełnie o czymś innym, a ponad połowa pracuje nad innymi zadaniami. Laptopy i telefony komórkowe służą do oderwania się od spotkania i jeszcze bardziej dezorganizują meeting. W ogromnej ilości firm każdego tygodnia traci się kilka godzin czasu na bezproduktywne i bezsensowne spotkania, które zajmują więcej czasu, niż codzienne biurowe „rozpraszacze”.

Dziś dowiesz się:

– dlaczego firmowe spotkania nie przynoszą efektów,

– co warto zmienić, aby meetingi nie były stratą czasu.

Na University of Arizona przeprowadzono badania na temat spotkań firmowych. Liczby mówią same za siebie. W samych Stanach Zjednoczonych odbywa się około 11 milionów spotkań dziennie, a większość z nich to strata strata czasu. Bezproduktywne meetingi zabierają łącznie ponad 10 godzin z naszego cotygodniowego harmonogramu. Jakby nie liczyć, to jeden cały dzień roboczy. Powodem tego stanu są: dezorganizacja, brak czasu, brak skupienia uczestników, brak odpowiedniej agendy. Wydaje się, że ta ilość czynników nie jest duża, ale są one podstawowymi do udanego zebrania. Po wyjściu z pokoju zdajesz sobie sprawę z tego, że we wszystkim nie było celu, że zaproszono nieodpowiednie osoby, pojawiły się niepotrzebne dygresje, a każdy spieszył się na kolejne spotkanie.

Często kilka godzin skończyło się na tak zwanym „small talku”, a konkluzje były bardzo niejasne, a kolejne kroki bardzo mgliste. Po tych kilku godzinach podejmowana jest decyzja o zwołaniu kolejnego spotkania, na którym nikt już nie pamięta, co było na poprzednim. Brakuje osoby decyzyjnej, czesto zmienia się osoba odpowiedzialna za organizację „szkolenia”, a na koniec okazuje się, że sala konferencyjna jest zajęta, bo akurat tego dnia do firmy przyjechali kontrahenci.

Zastanów się jakie koszty generuje kilkugodzinne spotkanie dla 5 osób na różnych stanowiskach pracujących w Twojej firmie. To prosta matematyka, która pokazuje ile pieniędzy jest często wyrzucane w błoto. Po sieci krąży korporacyjne powiedzonko: „Jeśli czujesz się samotny i nie chcesz pracować samodzielnie, to zwołaj zebranie. Będziesz mógł spotkać się z kolegami z pracy, przeglądniesz wykresy, poczujesz się ważny, zjesz pączki i zadziwisz kolegów i to wszystko w godzinach pracy”. Teraz widzisz, że warto coś zmienić.

Prawo Parkinsona mówi, że nasza praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas na jej ukończenie. Oznacza to, że jeśli zdecydujesz, że spotkanie ma trwać 3 godziny, to niezależnie jakbyś chciał je poprowadzić, zawsze będzie ono trwało trzy godziny. Zwróć uwagę, że jeśli na początku meetingu zaznaczysz, że macie tylko godzinę, często w tę godzinę uda się wszystko załatwić. Martn Murphy, jeden z praktyków zarządzania czasem w korporacji i autor książki „No more pointless meetings”, sugeruje, żeby zastanowić się nad tym, czy spotkanie jest lub będzie w ogóle potrzebne. Może czasem warto zastąpić je warsztatami lub po prostu napisać maila z wytycznymi?

ABC spotkania firmowego

Podstawą udanego meetingu jest organizacja jego przebiegu. Drobiazgi potrafią rozbić w drobny mak wszelkie ustalenia, jeśli tylko nie masz odpowiedniej strategii. Jakich błędów należy unikać podczas organizacji spotkań:

• zapraszaj na spotkanie małą ilość osób – skup się tylko na tych, które są zainteresowane tematem i które coś wniosą do rozmowy. Spotkanie w wąskim gronie przynosi lepsze rezultaty;
• nie przeciągaj spotkania – zaczynaj i kończ spotkania punktualnie i pilnuj czasu przeznaczonego na każdy z wątków, ponieważ możesz nie zdążyć omówić istotnych punktów;
• dziel spotkanie na części – w przypadku długich meetingów (5-6 godzin) wprowadzaj krótkie przerwy, które pozwolą na regenerację i łatwiejsze zapamiętanie treści spotkania;
• pamiętaj o podsumowaniu – każde tego typu firmowe spotkanie powinno zakończyć się konkluzją, jeszcze lepiej jeśli każda osobo uczestnicząca w meetingu otrzyma jego podsumowanie w formie maila lub prezentacji. Jeśli podczas w czasie dyskusji zostały ustalone jakieś terminy, to należy je przypomnieć wszystkim osobom. Nie każdy zapisuje wszystko, a pamięć jest zawodna.

A może warsztat?

Alternatywą dla spotkania jest warsztat, który nie tylko aktywizuje uczestników, ale także wymaga od nich elastyczności i improwizacji. Warsztat można przeprowadzić na dowolnym etapie projektu, ale ważne jest, aby jasno przedstawić problem. Dzięki temu osoby zaproszone będą umiały odpowiedzieć na pytanie: po co tutaj jesteśmy i jakie są nasze zadania? Warsztat ma jeszcze to do siebie, że edukuje i motywuje grupę do wspólnego celu. Ten system przypomina szkolenia integracyjne z naciskiem na „współpracę”.

ABC warsztatów:

• postaw problem – niech każdy wie nad czym pracujecie. Zaznacz jakie są oczekiwania wobec uczestników. Jeśli rozwiązaniem problemu ma być stworzenie nowej procedury lub np. kanału reklamacji, to wspomnij o tym już na początku. Mierzalne i realne cele łatwiej osiągnąć;
• dobierz uczestników – zastanów się, kto najbardziej nada się do wzięcia udziału w spotkaniu. Zapraszanie działu księgowości na spotkanie marketingu raczej nie ma sensu, no chyba, że rozmawiacie o budżetach na kolejny kwartał;
• przemyśl aktywność – to najtrudniejsza i najbardziej pracochłonna część całego przedsięwzięcia. Ty jako koordynator spotkania musisz przeprowadzić wywiad i w jasny oraz zrozumiały sposób przedstaw jego wyniki uczestnikom. Następnie przygotuj zadania, które pozwolą każdej osobie wziąć czynny udział w całym warsztacie. Warto skorzystać z „gamestormingu”, „innovation games” czy też „grywalizacji”. Oczywiście, można samemu wymyślać różnego rodzaju zadania, aby wprowadzić różnorodność pracy;
• pamiętaj o tym, że pojawią się emocje – podczas zabawy i warsztatów to norma. Czasem wydarzą się rzeczy niespodziewane i takie, które mogą „położyć” całe spotkanie. Nie poddawaj się, walcz do samego końca i nie pozwól się zbić z tropu;
• ważne jest otoczenie – zadbaj o salę, przekąski (a może nawet posiłek) jeśli warsztaty są długie. Przygotuj dzban kawy i zgrzewkę napojów energetyzujących. To drobiazgi, ale wpływają na dobre samopoczucie grupy.

Podsumowanie

Dlaczego spotkania firmowe to przeważnie strata czasu? Firmowe spotkania, to zgroza, której nienawidzą pracownicy, a szefowie gryzą się z tym, jak zmotywować pracowników do czynnego udziału. Alternatywą zdają się być warsztaty, które uczą, bawią, a przede wszystkim przynoszą zamierzone efekty. Czy czegoś trzeba więcej?