Stworzenie systemu e-commerce w pełni przystosowanego do strategii sprzedaży firmy, to proces trwający kilka miesięcy. Wystarczy jednak sześć czynników, by współpracę klienta z firmą IT przenieść na wyższy poziom.
Zaangażowanie w proces powstania systemu e-commerce
Według badań The Standish Group, zaangażowanie przyszłego użytkownika, jest najważniejszym czynnikiem sukcesu przedsięwzięć informatycznych. Czasy, w którym ostatnim etapem zamówienia było podpisanie umowy już minęły. To dopiero początek wspólnej pracy, również tej po stronie klienta. Oczywiście nie chodzi o prace związane z IT, ale o akceptację projektów i zaproponowanych rozwiązań, przekazanie danych dostępowych, testy akceptacyjne czy gotowość do nauki nowego środowiska pracy.
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych i decyzyjnych za projekt po obu stronach
Rozproszenie odpowiedzialności, w literaturze naukowej zwana także dyfuzją odpowiedzialności, to zachowanie społeczne będące przedmiotem badań już od lat 60. XX wieku. Na co dzień możemy to zjawisko zaobserwować w mailach wysyłanych do wielu osób jednocześnie. Ile razy nie odpowiadamy na nie, ponieważ uważamy, że skoro wiadomość ma 5 adresatów, to na pewno ktoś odpowie? Podobna zasada działa w procesie powstawania systemu e-commerce. Najlepszym rozwiązaniem tej sytuacji jest wyznaczenie po jednej osobie odpowiedzialnej z każdej strony i to już w chwili podpisywania umowy. Najczęściej ze strony klienta jest to osoba nadzorująca sprzedaż w internecie, a ze strony firmy IT – Project Manager. Wspomniane osoba po stronie klienta musi również posiadać dużą decyzyjność w projekcie oraz mieć odpowiednią ilość czasu na jego zarządzanie. Coraz rzadziej jest to praca “przy okazji” poprzednich obowiązków.
Chęć wzajemnego poznania i zrozumienia
Każda firma działa w inny sposób: ma swoje procesy, sposoby powstawania rozwiązań, sposób komunikacji, a nawet skróty myślowe. Bez chęci poznania drugiej strony ciężko stworzyć zgrany team. Nie można wymagać od producenta odzieży znajomości terminologii IT, tak samo jak nie można wymagać od programistów znajomości różnicy miedzy sukienką a spódnicą. Wzajemna edukacja i chęć poznania zaprocentuje podczas całej współpracy.
Stabilny zespół odpowiedzialny za projekt
„Nie wiem. Tym zajmował się Marek. Potrzebuję tygodnia, aby zapoznać się z wszystkimi ustaleniami i wytycznymi” – czy takiego zdania nie słyszymy za często? Może ono w znaczny sposób opóźnić i zdestabilizować pracę zespołu. Dlatego tak ważny jest stabilny zespół przy pracy nad konkretnym projektem. Od osoby odpowiedzialnej za projekt (w tym przypadku tę zasadę widać najwyraźniej) przez grafika, wdrożeniowca, programistę, a na testerach zakończywszy.
Obustronne zaufanie
Każda ze stron zna swój produkt najlepiej. Jeśli firma IT przez ponad dziesięć lat tworzy systemy e-commerce, potrafi ocenić pomysły, które mogą nie przynieść spodziewanych efektów. Doświadczenie i chęć zminimalizowania kosztów po stronie klienta, powoduje sprzeciw we wdrażaniu nieefektywnych pomysłów. To praktyka dość rzadka na polskim rynku, ale dobrze wyjaśniona może zbudować pozytywną relację. Z drugiej strony zleceniodawcy znają najlepiej swoich klientów docelowych i zawsze warto mieć na uwadze ich wiedzę na temat potrzeb systemu e-commerce.
Prawidłowa komunikacja między stronami
Przy obecnej skali działania procesów IT, prawidłowa komunikacja stała się kluczowa do sprawnego zarządzania projektami. Na rynku istnieje szereg narzędzi ułatwiających komunikację podczas wdrażania systemów e-commerce. Warto wybrać (lub stworzyć) taki, który będzie integrował różne kanały informacji oraz dawał możliwość precyzyjnego oscylowania czasu pracy wszystkich osób uczestniczących w projekcie.
Przedstawione elementy współpracy przy tworzeniu systemów e-commerce pokazują, że na termin wdrożenia wpływ mają również klienci. Z kolei obowiązkiem firmy IT jest dostosowanie komunikacji do języka klientów. Najważniejszym elementem jest jednak zaangażowanie obu stron – to ono pozwala sprawnie doprowadzić wdrożenie systemu sprzedaży internetowej do szczęśliwego końca oraz sprawnie rozwijać ją w przyszłości.