Niezależnie jak bardzo byśmy tego nie chcieli, to e-commerce idzie w parze z akcjami offline. Najprostszy przykład to ulotki reklamowe, które sklepy internetowe umieszczają w pudełkach z przesyłkami. Niestety, czasami to za mało, aby animować kupujących. Ponieważ współczesny konsument stał się bardziej wymagający i przeistoczył się w prosumenta, o którym pisaliśmy w jednej z lekcji, to coraz trudniej zapewnić mu wysoką jakość obsługi i spełnić stawiane oczekiwania. Prosument chce aktywnie uczestniczyć nie tylko w procesie konsumpcji, ale i w trakcie tworzenia marki. Dlatego często osoby takie stają się ambasadorami, promują produkt w sieci lub pośród swoich znajomych. To jest najlepsza rekomendacja dla naszego biznesu. Niestety, nadal wiele marek zapomina o takich osobach.

Dziś dowiesz się:

- czym jest event,

– jakie imprezy pomogą Ci przyciągnąć klientów,

– jak zorganizować event promocyjny,

– jakie korzyści odniesiesz z organizacji imprezy promocyjnej.

Aby zerwać z oklepanym akacjami promocyjnymi, stworzono pojęcie Event Marketingu (EM). Nie doczekał się on jednoznacznej definicji, zatem co za tym idzie – znajdziemy różne hasła opisujące ten rodzaj „reklamy”. Przeważnie jest on rozumiany jako narzędzie promocyjne, polegające na organizacji różnego rodzaju imprez i wydarzeń masowych, służących do realizacji celów firmy wobec otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego: klientów, decydentów, kontrahentów, środowisk opiniotwórczych i pracowników. Event marketing posiada jeszcze jedną wyjątkową cechę: jest dwukierunkowy, czyli pozwala na poznanie postaw i opinii podmiotów, na które ma oddziaływać.

Jaką imprezę wybrać?

W zależności od tematyki i efektu, jaki chcemy osiągnąć, imprezy mogą mieć bardzo różnorodny charakter. Jedne skupią się na kliencie końcowym, inne na partnerach biznesowych, a jeszcze inne skierowane będą do ogółu. Właścicieli e biznesów interesować będą special events, ale nie przeszkadza to, aby brali oni udział w innych akcjach jako partnerzy.

Najbardziej popularne rodzaje eventów to:

- wydarzenia specjalne (special events) – idealnie sprawdzą się w e-biznesie. Wystarczy odpowiednio je przygotować i może się okazać, że trafiliśmy w 10-tkę. Są one świetnym narzędziem komunikacji pomiędzy firmą a klientem, które zapewni rozgłos i pozwoli zapoznać kupującego z Twoją ofertą. Wydarzenia takie można nagrywać, promować w mediach publicznych, tworzyć wokół nich odpowiednią otoczkę, która zainteresuje potencjalnego klienta. Podczas tego typu imprez masz praktycznie nieograniczone możliwości reklamowe: od rozdawania ulotek, na sprzedaży produktów kończąc. Do tego typu wydarzeń zaliczymy: happeningi, koncerty, zloty, imprezy sportowe i kulturalne;

- wydarzenia biznesowe (business events) – wydarzenia adresowane do specjalistów z danej dziedziny. Służą one poprawie komunikacji zewnętrznej oraz wewnętrznej, a także zacieśnieniu stosunków między partnerami. Eventy takie mogą być organizowane przez jedną firmę, która zaprasza do uczestnictwa inne z tej samej branży. Do takich wydarzeń zaliczymy: konferencje, kongresy, zgromadzenia, targi branżowe;

– wydarzenia społeczne (institutional events) – są organizowane przez władze publiczne i skierowane są do ogółu obywateli. To nic innego jak: zjazdy, sympozja oraz obchody i jubileusze;

- wydarzenia motywacyjne (incentive events) – są imprezami o charakterze zabawowoszkoleniowym i służą jako narzędzie do nagradzania i budowania relacji pomiędzy pracownikami, czasami także pomiędzy pracownikami a dostawcami lub innymi partnerami biznesowymi. Do nich zaliczamy: szkolenia poza siedzibą firmy, wyróżnienia, wyjazdy integracyjne itp.

Jak zorganizować imprezę promocyjną

Wszystko zaczyna się od briefu. Ten kawałek papieru z zapisanymi pomysłami i hasłami, to początek drogi do wyjątkowego eventu. Organizację takiej imprezy możesz zlecić specjalizującej się w tego typu przedsięwzięciach lub starać się dopilnować całość samemu. Wszystko zależy od Twoich zasobów finansowych i czasowych. Dziś postaramy się pokazać, jak zorganizować wszystko samemu.

Aby napisać odpowiedni brief, musisz wyznaczyć sobie cele, jakie ma spełnić event. Zastanów się, co chcesz osiągnąć. Czy zorganizowana przez Ciebie impreza ma przyciągnąć klientów i przełożyć się na sprzedaż, czy może po prostu chcesz wzbudzić w nich świadomość istnienia marki. Czasem celem jest jeszcze co innego, a mianowicie edukacja. Fantastycznie widać ten cel w przypadku promocji, które organizują sklepy zoologiczne dla swoich klientów. Mogą oni spotkać się z technikami weterynarii, specjalistami od żywienia zwierzaków i dowiedzieć się od nich wiele przydatnych informacji z zakresu opieki i pielęgnacji pupila. W trakcie eventu rozdawane są sample i organizowane są specjalne promocje.

Kolejnym elementem briefu są kluczowe informacje na temat imprezy. Tutaj należy skupić na rzeczach takich jak: ilość osób, target, data i miejsce eventu. Dzięki tym informacjom łatwiej będzie wyestymować jak duże zasoby finansowe będą potrzebne Ci do organizacji przedsięwzięcia. W tym punkcie należy także zastanowić się, czy organizujemy wszystko sami, czy też zapraszamy do niego inne firmy. Nie musisz proponować współpracy konkurentom, skup się raczej na sklepach, które mają produkty uzupełniające Twoją ofertę. Przykładem może być organizacja wyścigów rowerów górskich, gdzie w miasteczku imprezowym poza stoiskiem organizatora (sklep rowerowy) , pojawiły się stoiska firmy ze sprzętem turystycznym (namioty, plecaki). Taka uzupełniająca się oferta jest bardzo atrakcyjna dla biorących udział w zabawie osób.

Budżet. To chyba największa bolączka przy organizacji wydarzenia. Z budżetem marketingowym jest jak z budżetem remontowym – nigdy nie trafisz w sam środek. Przyjmuje się, że do oczekiwanej kwoty należy dołożyć jeszcze połowę całego budżetu, czyli jeśli miał on wynieść 10 tysięcy, to zakładaj, ze cała impreza będzie kosztować 15 tysięcy. Lepiej mieć kilka złotych „w zapasie”, niż później zastanawiać się, jak zapłacić partnerom i wykonawcom. Całe szczęście możesz poszukać sponsorów lub współdzielić koszty wraz z partnerami. Wszystko zależy od Ciebie. Pamiętaj, że jeśli event wypali, to będziesz mógł „odzyskać” zainwestowane pieniądze. W budżecie musisz zawrzeć wszystkie planowane wydatki. Jeśli organizujesz rodzinny piknik, to przygotuj się na organizację show, które ma przyciągnąć całe rodziny. Podczas takiej imprezy spokojnie zapoznasz odwiedzających z Twoją ofertą. W budżecie zawrzyj także cenę za materiały promocyjne oraz reklamę. Bez odpowiedniego nagłośnienia zapomnij o jej sukcesie. W tym momencie masz solidne podstawy do rozpoczęcia kolejnego etapu, a mianowicie planu eventu oraz przygotowań. Szczegółowy plan przyda się szczególnie podczas imprez, które mają otwartą budowę. Mowa o koncertach, piknikach, wyścigach itd. Tutaj atrakcje mają ustalone godziny ich rozpoczęcia. Zainteresowani będą mogli przyjść w odpowiadającej im godzinie, bowiem wiedzą, że interesująca ich osoba lub atrakcja będzie dostępna w wyznaczonym czasie. Jeśli chodzi o przygotowania, to przed Tobą długa droga do sukcesu. Przed wszystkim zwróć uwagę na potrzebne Ci pozwolenia. Promocje organizowane w Twoim sklepie raczej nie będą ich wymagać, ale jeśli masz zamiar przenieść imprezę w plener i spodziewasz się dużej ilość odwiedzających, przygotuj się na trochę papierkowej roboty i odwiedzane odpowiednich instytucji. Musisz pamiętać o ochronie i zapleczu medycznym, a gdy żar leje się z nieba postaraj się także o zapewnieniu dostępu do wody pitnej dla biorących w evencie osób. Nic tak nie zrujnuje Twojego promocyjnego spotkania, jak osoby, które stracą przytomność i będą musiały skorzystać z pomocy ratowników.

Gdy już masz wszystko gotowe i zaplanowane, gdy otrzymałeś wszelkie potrzebne Ci pozwolenia, wówczas możesz myśleć o promocji i nagłaśnianiu imprezy. Zależnie od wielkości przedsięwzięcia skup się na odpowiednich mediach. Czasami wystarczy tylko promocja w mediach społecznościowych oraz wysłanie mailingu do bazy klientów, aby w Twoim sklepie pojawiły się zainteresowane osoby. Jednak kiedy chcesz zorganizować wielkie wydarzenie – przygotuj się na wielką reklamę. Lokalne rozgłośnie radiowe, czy stacje telewizyjne mogą pomóc Ci dotrzeć do zainteresowanych osób, postaraj się o plakaty i ulotki, a także dołącz do tego social media i Internet. Warto skontaktować się z lokalnymi blogerami i portalami – pomogą oni promować wydarzenie w sieci. Gdy przebrniesz i przez ten etap, możesz zacząć odliczać do Twojego eventu.

Pamiętaj też, żeby przygotować się na sytuacje kryzysowe, które mogą pojawić się podczas trwania imprezy. Nie są one standardem, ale czasami pojawiają się zupełnie znienacka, w najmniej odpowiednim momencie. Najważniejsze jest bezpieczeństwo osób biorących udział w evencie. Podczas organizacji bardzo dużych promocji to właśnie bezpieczeństwo jej uczestników powinno być dla Ciebie priorytetem.

To, o czym teraz przeczytałeś, to bardzo luźny schemat, który wykorzystaj jako szablon dla Twojego przedsięwzięcia. Weź pod uwagę to, że łatwiej mają e-sklepy, które posiadają stacjonarne siedziby – to w nich można zorganizować pierwsze imprezy promocyjne dla klientów. Jeśli nie posiadasz takiego zaplecza, nie musisz się martwić, bowiem promocję można zorganizować praktycznie w każdym miejscu, wszystko zależy od Twojej pomysłowości.

Poniżej znajdziesz kilka pomysłów na eventy, które całkiem dobrze sprawdziły się w promocji marki.

Będzie się działo

Nie ma możliwości, aby opisać każdą imprezę, która spełniła oczekiwania jej organizatorów. Skupimy się tylko na kilku, które „zwróciły się” swoim twórcom. Chcemy je opisać dlatego, że dzięki niskim kosztom pozwoliły w łatwy sposób budować pozytywne relacje z klientami. Trzeba zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt: czasami imprezy takie robi się czysto PR-owo. Mają one na celu wzbudzenie pozytywnego odczuwania marki przez kupującego.

Jeden z lokalnych, małych sklepów zoologicznych postanowił zaprosić do współpracy znaną markę produkującą karmy dla zwierzaków. Dzięki temu posunięciu pojawiły się weekendy eksperckie, podczas których w sklepie stacjonarnym można było spotkać się z fachowcami z różnych dziedzin: karmienie, pielęgnacja, tresura. Dzielili się oni swoją wiedzą z odwiedzającymi sklep klientami. Wiedza dostępna była dla każdego, nie tylko dla osób, które kupowały pożywienie dla zwierząt. Imprezy te przełożyły się na ilość odwiedzających sklep, co wpłynęło także na sprzedaż. Podczas tych spotkań zorganizowano dodatkowe atrakcje, takie jak: konkursy, promocje, rozdawano kody rabatowe na zakupy w sklepie online. Innym przykładem może być premiera znanej gry ze świata Star Wars. Duży warszawski sklep postanowił nagrodzić wszystkich klientów ze stolicy w dość nietypowy sposób. Każda przesyłka z edycją kolekcjonerską gry była dostarczana przez samego Dartha Vadera oraz kilku szturmowców. Nie trzeba było długo czekać, aby filmiki z tych odwiedzin pojawiły się w sieci, a community graczy zaczęło pozytywnie oceniać całą akcję. Raz w roku na północy Polski sklep z rowerami organizuje wyścigi rowerów górskich. W małej miejscowości w jeden dzień pojawia się miasteczko rowerowe. Na miejscu można zjeść coś ciepłego, naprawić rower, kupić brakujący osprzęt, a wszystko przy akompaniamencie muzyki, dobrej zabawy i zdrowej rywalizacji. Innym pomysłem na organizację eventu są wspominane pikniki rodzinne. To wspaniały pomysł na spotkania i zabawę dla całych rodzin. Przykładem mogą być pikniki kulinarne, organizowane w różnych częściach kraju przez firmy i sklepy związane z gastronomią. Podczas tych spotkań można spróbować potraw, sprawdzić jak sprawują się naczynia i garnki w ekstremalnych warunkach, podpytać o gotowanie wyspecjalizowanych kucharzy. To tylko kilka pomysłów, które mogą natchnąć Cię do zorganizowania własnej imprezy. Pamiętaj koszt eventu nie musi być ogromny, czasem małymi środkami zorganizujesz coś, co może przyćmić niejeden ogromny zjazd. Warto spróbować.

Event w pigułce

- przygotuj brief, w którym zawrzesz wszystkie założenia imprezy;

- rozpisz poszczególne atrakcje;

– przygotuj budżet i zabezpiecz odpowiednie środki na realizację;

– przygotuj szczegółowy plan imprezy;

– zadbaj o wszystkie potrzebne pozwolenia;

– zapewnij ochronę i zaplecze medyczne;

– zajmij się promocją imprezy;

– bądź przygotowany na zdarzenia losowe.

Podsumowanie

Imprezy promocyjne wydają się najlepszym rozwiązaniem dla e-biznesu. Dzięki nim można łatwo wejść do klienta offline, który nie słyszał nigdy o naszym e sklepie. Oczywiście, ważnym jest dobre przygotowanie całego przedsięwzięcia. Pamiętaj, że jeśli dysponujesz odpowiednim budżetem zawsze możesz skorzystać z pomocy wykwalifikowanej firmy, która zajmie się wszystkimi ważnymi aspektami. Wybór tak naprawdę należy do Ciebie.

Co należy zapamiętać?

Dobrze zaplanuj budżet, to podstawa przy organizacji sklepowego eventu.
Bądź przygotowany na niespodziewane zdarzenia, które mogą zakłócić przebieg imprezy.

Zadanie na dziś

Przygotuj plan imprezy promocyjnej.