Zarządzanie należnościami to proces, którego głównym celem jest zapobieganie powstawaniu przeterminowanych należności. Skuteczne zarządzanie należnościami łączy w sobie działania obejmujące prewencję, monitoring i windykację. Dokładnie takie zadania wykonuje moduł ARMS. Posiadać go może każdy system B2B, ale sprawdzi się także w systemach B2C. Dzięki niemu poprawia się płynność finansowa firmy, a koszty związane z obsługą należności ulegają redukcji. Usprawnia się również praca całego zespołu odpowiedzialnego za finanse firmy.
Działanie i architektura
Za skrótem ARMS kryją się słowa Account Receivable Management System. To autorski moduł odpowiadający za monitorowanie należności i sprawne reagowanie. Rozwiązanie ARMS daje możliwość dowolnego definiowania zadań. Każde zadanie zawiera własny warunek oraz działanie. Warunkiem może być liczba dni po terminie płatności, a działaniem wysłanie powiadomienia w formie maila. W tym wypadku, jeśli kontrahent zalega tydzień z płatnością, automatycznie wysyłany jest do niego mail z przypomnieniem. Liczba dni, forma powiadomienia, treść maila i inne zmienne mogą być dowolnie edytowalne.
Schemat w uproszczeniu pokazuje proces działania modułu ARMS. Codziennie o zdefiniowanej wcześniej godzinie, moduł rozpoczyna swoja pracę. Następnie weryfikuje płatność względem statusu wiarygodności klienta. Jeśli płatność spełnia warunki zadania (np. brak płatności w ciągu tygodnia po wystawieniu faktury), moduł podejmuje kolejne, wcześniej określone działania. Wszystkie czynności są zapisywane w postaci rejestru logów. W panelu głównym modułu ARMS widzimy dokładną historię wykonania zadań oraz ich rezultat. Przykładowymi zadaniami w module ARMS mogą być:
– wysłanie maila do klienta z podziękowaniem w dniu wystawienia dokumentu (faktury lub zamówienia),
– dodanie do kalendarza zadania dla pracownika, aby skontaktował się z klientem trzy dni po terminie płatności,
– automatyczne zablokowanie możliwości składania zamówień przez kontrahenta w momencie przekroczenia określonych termninów,
– wysłanie do klienta przypomnienia w formie maila na dwa dni przed terminem płatności.
Segmentacja klientów poprzez stopień zaufania
Definiowanie zadań można również połączyć ze statusem wiarygodności jaki został przypisany do konkretnego klienta. W ramach ustawień w systemie dostępne są trzy statusy wiarygodności kontrahenta: zielony, żółty i czerwony. Dla każdego statusu możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby zadań. Przykładowa lista zadań dla klienta najbardziej zaufanego (zielonego), może ograniczać się tylko do mailowego przypomnienia o nieopłaconej fakturze dwa dni po terminie płatności. Z kolei klienci żółci, czyli posiadający średni stopień zaufania, mogą być dodatkowo informowani telefonicznie na jeden dzień przed terminem płatności. Stopień wiarygodności klienta nie jest przypisany na stałe. Widząc terminową i rzetelną spłatę należności klienta oznaczonego kolorem żółtym, po miesiącu dobrej współpracy, możemy “przenieść” go do koloru zielonego.
Moduł ARMS do zarządzania należnościami sprawdzi się w każdym rodzaju sprzedaży. Jego funkcje nie ograniczają się tylko do windykacji. Kładzie on duży nacisk na prewencyjny monitoring płatności. Możliwość połączenie z innymi modułami i rozwiązaniami sprawia, że jest on gwarantem zachowania płynności finansowej całej firmy.
