Stworzenie i wdrożenie nowego systemu eCommerce to wieloetapowy proces, który nie należy do łatwych zadań. By go możliwie najbardziej ułatwić, należy pamiętać, że na sukces wpływa wiele czynników. Niezwykle ważnym aspektem jest przygotowanie firmy do wdrożenia nowego oprogramowania. Powodzenie projektu warunkuje przede wszystkim dobra komunikacja pomiędzy współpracującymi stronami.

Kierownik projektu (lub eCommerce manager) po stronie firmy ma za zadanie dopilnowanie zakresu, a co za tym idzie – jakości wdrożenia, jego budżetu oraz terminu. Takie same obowiązki spoczywają na kierowniku projektu po stronie producenta oprogramowania – kluczem do sukcesu jest obopólne zrozumienie i zaangażowanie. Dobrą praktyką jest ustalenie zakresu odpowiedzialności, by już od pierwszych dni pracy nad projektem pojawiła się pełna świadomość oczekiwań względem wszystkich etapów wdrożenia nowego systemu eCommerce.

Współpraca z ekspertem w branży eCommerce jest częściową gwarancją sukcesu, jednak wymaga ona również zaangażowania i wiedzy dotyczącej wszystkich aspektów wdrożenia po stronie firmy decydującej się na wdrożenie nowego systemu eCommerce. Dzięki temu można uniknąć opóźnień projektu lub, w najgorszych przypadkach, jego całkowitego porzucenia. Na ułatwienie współpracy z producentem oprogramowania wpływa kilka prostych czynników:

• Dyspozycyjność – stały kontakt i gotowość do współpracy,
• Umiejętność pozyskiwania informacji – zdolność znalezienia odpowiedzi na zadawane pytania,
• Zrozumienie roli – jasne określenie specyfikacji oraz oczekiwań względem projektu,
• Decyzyjność – umiejętność i możliwość wyboru ostatecznego rozwiązania,
• Kwalifikacje – zrozumienie zagadnień eCommerce, jak również technicznych.

Co, gdzie, kiedy?

Każda faza wdrożenia systemu wymaga od kierownika projektu odpowiednich kwalifikacji oraz właściwego podejścia.

Etap analityczny

To jeden z najważniejszych etapów, który pomaga zrozumieć potrzeby firmy i przygotować odpowiednią specyfikację wdrożenia. Kierownik projektu wraz z producentem oprogramowania mają za zadanie określenie jak najbardziej szczegółowych wymagań względem przedsięwzięcia. Świadome zatwierdzenie specyfikacji poprzez dokładną identyfikację procesów biznesowych, jest pierwszym, a zarazem niezbędnym krokiem, prowadzącym do pomyślnego wdrożenia systemu. Rezultatem tej fazy ma być przełożenie wymagań biznesowych na wymagania systemowe.

Przykład:
Wymagania biznesowe
System powinien umożliwić wydruk etykiet samoprzylepnych z kodami EAN oraz wyszukiwanie produktów po tych znakach.

Przełożenie na wymagania systemowe
Na karcie zarządzania asortymentem (lista produktów) znajdować się będzie opcja “Drukuj kody EAN”, a kliknięciem zapoczątkujemy akcję wygenerowania listy kodów EAN w wybranym formacie.

Grafika i makietowanie

Jest pierwszym etapem obejmującym rozpoczęcie prac zgodnie z harmonogramem i zakresem projektu. Firma otrzymuje od producenta oprogramowania wizualizację rozmieszczenia elementów w sklepie internetowym oraz przykładowe rozwiązania graficzne, które mogą zostać wykorzystane.

Produkcja

Zajmuje najwięcej czasu wśród wszystkich faz projektu – to wtedy na bieżąco oddawane są realizowane funkcjonalności. Dzięki temu projekt postępuje płynnie, eliminując prawdopodobieństwo przestoju prac. Obowiązkiem kierownika projektu na tym etapie wdrożenia jest weryfikacja i sprawdzenie każdej funkcjonalności w możliwie jak najkrótszym czasie oraz zgłoszenie ewentualnych uwag, mogących pomóc w ulepszeniu realizacji.

Testy systemu przed uruchomieniem

Celem procesu testowania sklepu jest identyfikacja oraz weryfikacja ewentualnych błędów. Ten etap pozawala stwierdzić czy system eCommerce jest zgodny ze sporządzoną wcześniej specyfikacją.

Wdrożenie i rozwój systemu

Po fazie testów następuje przeniesienie sklepu na środowisko produkcyjne, co odbywa się w porozumieniu producenta oprogramowania z firmą. Pierwsze dni działania systemu to tzw. okres stabilizacji, w którym przyglądają się działaniu sklepu i optymalizują jego funkcjonowanie.

Realizacja projektu to nie koniec pracy kierownika projektu po stronie firmy, która zdecydowała się na nowe oprogramowanie eCommerce. Po wdrożeniu ważne jest jego ciągłe aktualizowanie platformy. Nowoczesny system ecommerce jest stale rozwijany i aktualizowany. Dlatego też kierownik projektu musi monitorować rynek oraz zgłaszać potrzeby na nowe funkcjonalności usprawniające pracę systemu.

Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu

Sprawna komunikacja może znacznie usprawnić proces wdrożenia nowego systemu. Czasami wymiana informacji pocztą elektroniczną może być nieefektywna, dlatego w przypadku współpracy z i-systems podstawowym narzędziem do komunikacji jest panel zgłoszeń pozwalający na śledzenie postępów prac w projekcie. Panel umożliwia wymianę informacji dotyczących projektów w sposób uporządkowany, poprzez komentowanie, przesyłanie plików, określanie terminu oraz statusu wykonania zadania. Pozwala również na zgłaszanie wszelakich błędów pojawiających się w trakcie pracy nowego systemu oraz sprawne zarządzanie wieloma zgłoszeniami równolegle. Po zakończeniu wdrożenia klient nie przestaje korzystać z narzędzia – służy ono później jako panel wsparcia technicznego.

Wiele firm decyduje się na współpracę z ekspertem w dziedzinie eCommerce stawia na doświadczenie, które pozwoli na bardziej efektywne wdrożenie nowego systemu. Należy jednak pamiętać, że na sukces nowego oprogramowania wpływa wiele czynników, z których zasadniczym jest czynnik ludzki – po obu współpracujących stronach.