Załóżmy, że zajmujemy się koordynowaniem zamówień różnego typu produktów w firmie. Zauważamy, że kończy się zapas mydła, którego używamy z innymi współpracownikami w konkretnej placówce przedsiębiorstwa. Chcemy złożyć zamówienie u swojego dostawcy środków czystości. Nic nowego, prawda? Dzwonimy, ale dostawca zamiast przyjąć zamówienie, proponuje spotkanie i chce przedstawić nam nową, specjalną ofertę. Spotkania biznesowe z handlowcami, którzy mają taką właśnie „specjalną ofertę”, niekoniecznie muszą należeć do tych przyjemnych. Nasze nastawienie do tego typu spotkań jako klientów jest „takie sobie”. Mamy wrażenie, że nie dość, iż stracimy czas, to jeszcze złożona nam propozycja będzie wyraźną kpiną. Wtem handlowiec zaskakuje pytaniem: „Ile wydają państwo co miesiąc na całą chemię i środki czystości, których potrzeba w waszej placówce?”. Podajemy konkretną kwotę, po czym słyszymy: „Dzięki mojej ofercie obniżą państwo te koszta w spektakularny sposób…”. Uwaga skupiona? Zapraszam do przeczytana artykułu na ten temat, który pierwotnie ukazał się w specialnym numerze magazynu MARKETER+, skierowanego dla sektora Małych i Średnich Firm.
JAK MOŻNA OBNIŻYĆ KOSZTA PROWADZENIA FIRMY?
Znanych sposobów jest kilka (szukanie najtańszego dostawcy, rabaty przy dużych zamówieniach, wprowadzanie substytutów produktów i zastępowanie ich tańszymi itp.). Jednak budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez technologię nie jest zjawiskiem zbyt popularnym. W czym zatem tkwi cała tajemnica? Wróćmy do oferty serwowanej nam przez wspomnianego wyżej handlowca. Jego praca w firmie sprzedającej „czystość” nie jest zbyt prosta. Problemów jest wiele, walka cenowa nie ma końca, a lojalność klientów jest słaba. Potrzebne jest coś konkurencyjnego, coś, co zapewni regularność, a przy tym będzie na tyle atrakcyjne dla kontrahentów, że nie będą mieli ochoty na szukanie nowych opcji. Brzmi idyllicznie? A jednak nie. Rozwiązaniem problemu okazuje się być „panel kontraktowy”. Co to takiego? To przyszłość w handlu.
W uproszczeniu jest to system sklepu, który jest dokładnie dostosowany do oczekiwań każdego kontrahenta. W zależności od potrzeb klient widzi swoje logo i kolorystykę brandu. Konto każdego pracownika, jest imienne i ma określone uprawnienia. Widoczne są tylko wybrane produkty, które nas interesują, bez zbędnego przeładowania stron. Znajdujemy wyłącznie mydła dostosowane do używanych w firmie dozowników. Czujemy się tu wygodnie. Nie jesteśmy zalewani dziesiątkami podobnych towarów – mamy tylko kwintesencję potrzeb w firmie. Klikamy, zamawiamy… Transakcja jest bezpieczna i czujemy komfort tego, że nie popełnimy błędu, kupując nie to, co trzeba, nie przekroczymy potrzebnej ilości zamówienia, a produkty zostaną dostarczone na czas i pod wskazany adres. A teraz pomyśl- my, że to wcale nie jest wyidealizowana i odrealniona wizja. To wszystko oferuje „panel kontraktowy”.
JAK TO WYGLĄDA W PRAKTYCE?
Posłużmy się przykładem banku. Takie instytucje mają wiele placówek, zatrudniają sporo osób i pracują według ścisłych wytycznych i procedur. „Czystość”, którą zamawia każda siedziba, jest regularna, ale zarazem ograniczona do kilku elementów (takich jak np. papier toaletowy, mydło, ręczniki). Dostawca dysponuje gamą nawet wielu tysięcy produktów, ale pracowników banku interesuje zaledwie kilka pasujących do ich urządzeń oraz objętych kontraktem. Zamawianie cykliczne produktów jest zadaniem żmudnym i wymagającym od pracownika dużej ilości czasu, by mógł zrobić to solidnie i co najważniejsze – bez błędów i niedopatrzeń. Wprowadzenie do zaplecza logistycznego firmy „panelu kontraktowego” zdecydowanie upraszcza te procesy. Dzięki temu zakup towarów staje się praktycznie bezproblemowy, bowiem ryzyko pomyłki jest zminimalizowane. Osoba koordynująca procesy w banku widzi tylko te produkty, które ją interesują. Widzi mydła dopasowane do dozowników w jej placówce, podobnie jak papiery toaletowe czy ręczniki, i nie ma szans, że jedna litera przy nazwie „modelu” okaże się na przykład strategicznymi dwoma centymetrami, które sprawią, że produkt A do aplikatora B „nie wejdzie”. Znacznym ułatwieniem jest również możliwość przejrzenia całej historii zamówień, wybrania zlecenia z zeszłego miesiąca i proste jego powielenie lub wcześniejsza drobna edycja.
System kontraktowy sprawdza się świetnie nie tylko w przypadku handlu czystością. Kto nigdy nie popełnił błędu, kupując niepasujące „części” zamienne? Dziesiątki typów, setki nazw, a wszystkie opisane odpowiednią pulą liczb i liter, które plączą się jak szalone. W branży biurowej o takie pomyłki bardzo łatwo. Tusze do drukarek, oleje do niszczarek, lampy do projektorów, kółka do krzeseł, a nawet flamastry do tablic suchościernych – to tylko spontanicznie wymieniane elementy, które spędzają sen z powiek w niejednym biurze. Ale nie tylko w biurze. Przeanalizujmy produkty związane z branżą beauty, dajmy na to akcesoria fryzjerskie. Dostawca w swojej bazie ma setki produktów, ale czy każdy nabywca jest nimi zainteresowany? Czy szkoła fryzjerska, która zużywa dużo nożyczek, będzie zainteresowana modelami z najwyższej półki? A czy ceniony i zdolny stylista (lub właściciel drogiego salonu), który za swoje usługi bierze adekwatne wynagrodzenie, będzie bazował na produktach z przeciętnego pułapu? Ani szkoła, ani fryzjer z „high class” nie potrzebuje pełnego wglądu do tego, czym handluje firma dystrybutorska. Ich interesują konkretne produkty i to właśnie je chcą zamawiać bez stresu.
Panel kontraktowy” rewelacyjnie sprawdzi się w wielu branżach, w których może stać się strategicznym narzędziem marketingowym. Dzięki innowacyjności i otwartości oraz z solidną domieszką personalizacji, którą przecież coraz bardziej uwielbiamy, stanie się narzędziem, które pokochają zupełnie różni odbiorcy: począwszy od banku, przez szkoły, po gastronomię i placówki służby zdrowia, a na ośrodkach religijnych skończywszy. Miejsce sprzedaży kontraktowej jest wszędzie tam, gdzie ceni się wygodę procesu sprzedaży.
Proces sprzedaży kontraktowanej zaczyna się od weryfikacji firmy. Następnie podczas spotkania przeprowadzana jest analiza oczekiwań, efektem której jest umowa wraz z indywidualnym cennikiem. Całość normalizuje kontrakt określający każdy detal. Pracownik z odpowiednimi uprawnieniami wprowadza warunki umowy w systemie. W efekcie każdy klient otrzymuje prywatny, dedykowany sklep internetowy, dostosowany pod swoje oczekiwania z produktami, które go naprawdę interesują.
– Po wdrożeniu aplikacji zautomatyzowaniu uległ szereg procesów biznesowych: od etapu oferowania produktów, poprzez składanie zamówień, po wygenerowanie dokumentów. Wprowadzenie innowacyjnego rozwiązania pozwala nam zmienić charakter wykonywanej pracy, uniknąć błędów, a co za tym idzie – podnieść jakość oferowanej obsługi. Po okresie wdrożenia o 50% skrócony został czas i zmniejszony nakład pracy potrzebny na obsługę i realizację zamówień – mówi Maciej Jaeschke, prezes zarządu Higma Service.
Wdrożenie „panelu kontraktowego” sprawia, że firma zyskuje hegemonię konkurencyjną już na poziomie oprogramowania. W tym wypadku model sprzedaży staje się produktem, wartością dodaną, którą można się wyróżnić i zbudować przewagę konkurencyjną. Zajmując się sprzedażą czystości, oferujemy przede wszystkim system, a nie tylko ręczniki czy mydło. Dzięki temu mamy możliwość pozyskania dużych klientów. Dlaczego? Przy negocjacjach z większymi firmami cena produktu nie jest najwyższym priorytetem – jest ważna, ale dużego klienta uwodzi się prostotą, jakością i raportowaniem oraz realnymi i mierzalnymi wskaźnikami (pomyłki, braki w dostawach, dostępność towaru). Dodatkowo zaskakujemy ich – już na poziomie prezentacji demo ich przyszłego panelu.
DAJĄC TEN PANEL, DAJEMY IM KOMFORT
Dzięki zastosowaniu „panelu kontraktowego” budujesz solidną lojalność. Pracownicy w firmach go pokochają, bo nie można się pomylić: nie da się zamówić złego towaru, ani tym bardziej przekroczyć limitu zamówienia. Dlaczego? Bo wszystkie warunki są z góry ustalone i narzucone kontraktem. Kadra kierownicza lubi ten system jeszcze bardziej, gdyż jest czytelny i przejrzysty, świetnie raportuje (i zbiorczo, i dla pojedynczej placówki). Panel może współpracować z „zastaną” infrastrukturą firmy, korzystając z systemów ERP, CRM i innych. Pozwala to na pełną i bezproblemową synchronizację danych. Wdrożenie panelu gwarantuje również wysoką barierę wyjścia. To też poprawienie stabilności biznesu oraz zminimalizowanie ryzyka utraty pozyskanego klienta. Każdy może zaoferować niższą cenę, ale spójrzmy prawdzie w oczy – kto zaoferuje wygodę?
Niewątpliwą i nieodzowną zaletą panelu kontraktowego jest również możliwość dopasowania go pod konkretne wymagania i oczekiwania klienta. Kluczem do sukcesu jest personalizacja, która szturmem bierze wszystkie rynki, gdziekolwiek tylko się pojawi. Dlaczego tak się dzieje? System szyty na miarę, stricte pod wymogi i oczekiwania sprawia, że zyskujesz przewagę już na starcie. Według badań Monetate 94% firm twierdzi, że personalizacja ma kluczowe znaczenie dla osiąganych wyników finansowych. Personalizacja w przypadku „panelu kontraktowego” dotyczy kilku elementów, które ustalane są na etapie negocjacji. To, co oferuje ona każdemu klientowi, to dedykowany panel, a w nim kategorie, produkty, ceny, a także warunki logistyczne dopasowane stricte do jego biznesu.
Przeanalizujmy to. Każdy klient otrzymuje dedykowany cennik, na bazie wynegocjowanych warunków. Dlaczego? Odpowiedź zaskakuje prostotą: każda firma jest inna, ma inne potrzeby i oczekiwania. Ujednolicanie tych warunków nie ma sensu. Dedykowane cenniki tworzone są według tego, czego wymagamy. Mogą być literalne, ale jeśli chcemy – mogą być procentowe. Wyznaczanie cen oparte jest o zaawansowane wzory (rabaty udzielone od ceny detalicznej, katalogowej, według odpowiednich wartości i tego, co i jak zostanie wynegocjowane). Ponadto każdy klient ma inne warunki logistyczne dokładnie z tego samego powodu: każda firma jest inna, ma swoje procedury. W ramach tego obszaru kontrahentom oferowane jest to, co jest im najbardziej niezbędne. Zaczynając od terminów płatności, a kończąc na adresach e-mail – system kreujesz tak, jak chcesz. Natomiast jeśli chodzi o typy fakturowania, to nie ma tu nic zaskakującego: tu również decydujesz, czy mają być zbiorcze, czy przygotowywane według wydań zewnętrznych. Żadna generalizacja, tylko personalizacja wchodzi w grę.
Przy sprzedaży kontraktowanej niezwykle ważnym elementem jest sam audyt, bowiem ocena danej organizacji pozwoli „wykrzesać” najwięcej plusów i najkorzystniejsze warunki. Jedna z firm korzystających z panelu w ramach umowy ma zagwarantowany montaż dystrybutorów za darmo w zamian za deklarację wygenerowania obrotu na pewnym poziomie. System dedykowany może kontrolować wszelkie niestandardowe zapisy umowy (np. dystrybucję gratisów). Na tym etapie określane jest wszystko to, co pozwoli bezstresowo korzystać z systemu.
Każda placówka ma limit, który określony jest w kontrakcie (niewykorzystany albo przepada, albo przechodzi na następny miesiąc – zupełnie jak w przypadku operatorów komórkowych). Jeśli zaś limit zostanie przekroczony, wówczas koordynator musi zautoryzować zamówienie, ale bez jego ingerencji nic nie zostanie zrealizowane (zatem nie ma szans na błąd i „samowolkę” podwładnego). Swoje zamówienie możesz rozliczać w złotówkach lub w punktach, dzięki czemu „ukryjesz” ceny przed pracownikami. W tym wypadku załoga ma do dyspozycji ograniczoną limitem pulę punktów, a nie kwotę w jednostkach monetarnych. Ale jeśli chcesz, możesz całkowicie ukryć i te wartości. Nad bezpieczeństwem opiekę sprawuje koordynator kontraktu – od niego wiele zależy, on też jest decyzyjny i to do niego spływają raporty z działań. Te wszystkie moduły, elementy i funkcje, które odnajdziesz w tym systemie, o dziwo składają się na lekki produkt, który zaspokoi Twoje oczekiwania.
Dodatkowo „panel kontraktowy” powinien być w pełni mobilny dzięki zastosowaniu technologii RWD (ang. Responsive Web Design) w budowaniu layoutu witryny, która bez problemu dostosuje się do urządzeniu, na którym jest wyświetlana – niezależnie od tego, czy będzie to komputer PC, tablet, czy smartfon. Dzięki RWD jesteśmy w stanie korzystać z „panelu kontraktowego” z każdego miejsca z dostępem do sieci. Możemy nim zarządzać nie tylko z poziomu własnego, firmowego biurka.
Decydując się na wdrożenie „panelu kontraktowego” i oparciu swojej sprzedaży o nowoczesne rozwiązania, stajemy się bardziej innowacyjni i zapewniamy pracownikom większy komfort pracy. A w efekcie budujemy trwałą przewagę konkurencyjną dzięki wykorzystaniu odpowiedniej technologii.