Jak sprawić, by organizacja efektywnie funkcjonowała na współczesnym rynku? Każdy kto prowadzi firmę wie, że kwestia ta potrafi spędzać sen z powiek. W i-systems również wiele razy zadawaliśmy sobie to pytanie. Czy istnieje rozwiązanie idealne, które nie tylko zapewni firmie sprawne funkcjonowanie, ale również, a może i przede wszystkim, zagwarantuje jej sukces?

Podstawę dobrego funkcjonowania firmy stanowią dwa filary. Pierwszy z nich, to skuteczne zarządzanie wewnętrznymi procesami, drugi natomiast, to uporządkowanie wszelkich przepływów informacyjnych. Jako firma za cel postawiliśmy sobie stworzenie rozwiązania, wspierającego i automatyzującego oba te obszary. W ten sposób projekt, a raczej jego wstępny zarys, trafił pod skrzydła naszego działu R&D.

Po kilku miesiącach prac pojawił się efekt w postaci aplikacji webowej stanowiącej bazę wiedzy o firmie i pracownikach. Zaprojektowany przez nas system B2E służy do zarządzania zasobami i strukturami firmy, jednocześnie wspomagając obsługę jej wewnętrznych procesów. Początkowo stworzony został on wyłącznie na nasze wewnętrzne potrzeby, jednak z biegiem czasu stał się jednym z produktów tworzących naszą ofertę. W dzisiejszym artykule chcielibyśmy przybliżyć, czym dokładnie jest B2E oraz w jaki sposób może ono wspierać organizację pracy właściwie każdej firmy.

Pełna kontrola wewnętrznych procesów

Zaprojektowany przez nas system B2E gwarantuje dostęp do zaawansowanej struktury uprawnień oraz możliwość przyznawania pracownikom różnych ich poziomów. Do jego kluczowych funkcjonalności zaliczyć można przede wszystkim przydzielanie pracownikom zadań w formie tzw. “ticketów”. Umożliwia to łatwą kontrolę czasu pracy oraz statusów realizacji konkretnych zadań. Dodatkowo, istotną z perspektywy zarządzania kapitałem ludzkim funkcją jest kalendarz zasobów kadrowych, w którym widoczne są informacje o urlopach, delegacjach, L4 czy też pracy zdalnej. Użytecznym rozwiązaniem jest także moduł rezerwacji sal konferencyjnych. B2E to jednak nie tylko pełna baza wiedzy na temat firmy i pracowników, to również platforma do wewnętrznej komunikacji, a także funkcjonalna baza klientów. System umożliwia dostęp do historii rozliczeniowej wraz z informacją o kwotach, terminach i statusach należności, dzięki czemu obsługa i kontrola płatności kontrahentów staje się prosta, jak nigdy wcześniej. Pozwala on także na łatwe generowanie dokumentów księgowych.

Skuteczna współpraca z klientem

Wdrażany przez nas system B2E wyposażony został także w rozbudowane funkcjonalności związane z kompleksową współpracą z klientami, dzięki czemu wykorzystujące go firmy mogą usprawnić ten obszar swojej działalności. Zawiera on szczegółowe informacje na temat wszystkich realizowanych przez firmę projektów i zleceń. Jedną z podstawowych funkcjonalności oferowanych przez tę aplikację jest możliwość tworzenia ofert handlowych. Przez cały okres wdrożenia projektu, aplikacja pozwala klientowi na bieżące śledzenie postępów prac projektowych, a także publikowanie zgłoszeń/uwag odnoszących się do wykonanych zadań. Gdy zgłoszenie zostanie przyjęte przez opiekuna projektu, a następnie odpowiednio sklasyfikowane, oddelegowuje się je do wykonania przez konkretny zespół lub osobę. Klient przez cały czas ma możliwość monitorowania wszystkich swoich zleceń oraz czasu, jaki zespół poświęcił na ich realizację. Po zakończeniu wdrożenia, aplikacja ta może być wykorzystywana w dalszej komunikacji z klientem, pełniąc funkcję panelu wsparcia technicznego.

Jedno rozwiązanie, wiele korzyści

Wdrożenie systemu typu B2E, pomimo, że wymaga pewnych nakładów pracy oraz zaangażowania pracowników i zarządu danej firmy, przynosi bardzo wiele korzyści. Przede wszystkim, pozwala na optymalizację czasu pracy oraz usprawnienie procesu zarządzania kapitałem ludzkim. Kolejną, bardzo ważną z punktu widzenia procesów wewnętrznych firmy zaletą, jest możliwość uzyskania szybkiego dostępu do bazy wiedzy na temat wszystkich realizowanych projektów. Kumulacja wszystkich bieżących oraz historycznych danych projektowych w jednym systemie pozwala na sprawną realizację zadań, nawet w przypadku zmiany składu osobowego zespołu projektowego. Dodatkowo, dzięki wdrożeniu tego typu systemu uzyskujemy bieżący dostęp do wszystkich dokumentów księgowych, finansowych i administracyjnych, dzięki czemu mamy je zawsze “pod ręką”. Wreszcie, co istotne – narzędzie to umożliwia łatwą i sprawną weryfikację rozliczeń (zarówno projektów wewnętrznych jak i tych realizowanych dla klienta zewnętrznego) na podstawie generowanych w panelu raportów.

System B2E to narzędzie, które stanowi technologiczną odpowiedź na najczęstsze wyzwania biznesowe, dzięki czemu skutecznie wspiera organizację pracy każdej firmy. W i-systems dostrzegliśmy ogromny potencjał tej aplikacji webowej, dlatego zdecydowaliśmy się ją rozwinąć i zaoferować jako produkt również naszym klientom. Wierzymy, że każda organizacja zasługuje na to, by móc efektywnie funkcjonować na współczesnym rynku, a my, jako firma technologiczna czujemy się odpowiedzialni za tworzenie rozwiązań, które to umożliwią.