#226 Projektowe zarządzanie sklepem internetowym

Zarządzenie projektami to sztuka doprowadzania ich od początku do samego końca. O zarządzaniu projektami powstało wiele publikacji, które opowiadają o metodologii, zarządzaniu zespołem, budżetem i innymi elementami całego procesu. Projekty są wszędzie i nawet przygotowanie pieczonej kaczki może być potraktowane projektowo. Dlaczego więc nie zarządzać sklepem internetowym w sposób projektowy?

Z dzisiejszej lekcji dowiesz się:

      • czym jest zarządzanie projektowe;
      • jak je wykorzystać w sklepie internetowym.

Zbiór połączonych ze sobą elementów

Disney udowodnił, że każdy proces może zostać poprawiony i uproszczony. Aby to się stało, należy podejść do niego w sposób projektowy. Może to właśnie dlatego parki rozrywki Disneya cieszą się 80% współczynnikiem powracających klientów?

Jeśli popatrzymy na nasz sklep internetowy przez pryzmat połączonych ze sobą komórek, to bardzo łatwo zauważyć, że niektóre z nich działają lepiej, a inne gorzej. Rozłóżmy na czynniki pierwsze prosty e-biznes. Mamy dział handlowy, czyli osobę lub osoby, które obsługują zamówienia telefoniczne i e-mailowe, które przekazują je do pakowania i budują relacje z klientami. Jest team magazynowy, który przygotowuje paczki. W dużych sklepach czasem jest to proces zautomatyzowany, ale skupiamy się teraz na mniejszych e-commersach. Oczywiście, w pracy bierze też udział księgowość, bo faktury i inne dokumenty się same nie przygotują, a także osoby odpowiedzialne za marketing itd. Każdy e-sklep jest inny, ale zasada ich działania jest dość podobna.

Jak rozpocząć projektowe zarządzanie w e-commerce?

Zasadniczo każdy projekt i zarządzanie nim składa się z kilku elementów/etapów. Najważniejsze z nich to:

  • Zakres projektu – w e-commerce głównym założeniem dla całego sklepu jest zwiększanie i optymalizacja sprzedaży. Każda komórka ma jednak swoje zadania, które składają się na wspólny cel: przesłanie paczki z towarem do klienta w określonym przez nas terminie. Aby mogło się to wydarzyć, każdy mały projekt (czyli praca działu) musi być określony i jasno przekazany pracownikom.
  • Określenie zasobów, jakimi dysponujemy. Zasobami są ludzie, technologie, sprzęt, czy też pieniądze. Zarządzanie tymi środkami w odpowiedni sposób pozwala na efektywne działanie sklepu. Prosta zasada: jeśli w czasie wzmożonej sprzedaży nie wydelegujemy dodatkowych osób do obsługi klienta i pakowania paczek, nie będziemy mogli w pełni zrealizować założeń sprzedażowych.
  • Określenie terminów – nic innego, jak podanie czasu, kiedy projekt ma się rozpocząć i kiedy zakończyć. W sklepie internetowym terminy są przeważnie stałe. Praca od 9 do 17 itd. Jednakże zdarzają się promocje czasowe, które wymagają wcześniejszych działań. W takim przypadku bardzo ważne jest określenie kiedy zaczynamy działać w danym temacie. Możliwe, że rozpoczęcie kampanii wymaga dodatkowych nakładów finansowych lub działań reklamowych, a dodatkowo będą one czasochłonne.
  • Stworzenie zespołu projektowego – czyli tak naprawdę zebranie pracowników, którzy są ekspertami w swojej dziedzinie. Należy słuchać podwładnych. Osoba, która przez 15 lat pracowała w magazynie, ma większą wiedzę na temat optymalizacji procesów pakowania i wysyłania, niż nie jedna osoba, która zna logistykę „zza biurka”. Zespoły projektowe to dział marketingu, który odpowiada za reklamę i promocję, księgowość, dział handlowy. Ważne jest odpowiednie przydzielenie im zadań, delegowanie obowiązków i kontrola. Może się okazać, że przy dużych zespołach potrzebne będzie wyodrębnienie ich liderów, którzy będą koordynować pracę poszczególnych komórek.
  • Małe i wielkie kroki – to swoista droga do osiągnięcia celu. Dla wielu sklepów internetowych to po prostu plan codziennego działania każdej komórki. Wiele procesów jest coraz to częściej zautomatyzowanych, co za tym idzie: ułatwiają one nasza pracę.
    Dostosuj projekt – może się okazać, że pracowników w danym dziale jest za dużo lub za mało, że założenia dotyczące wysyłki paczek i dostępnych kartonów były błędne itd. Dlatego warto dopasować wszystkie elementy na etapie pierwszych działań, aby potem nie doprowadzić do sytuacji kryzysowych.
  • Nadzór i kontrola – bardzo ważne szczególnie w pierwszym etapie wdrażania projektu. Jeśli wypracuje się już pewną metodologię pracy, to nie będzie to już tak bardzo potrzebne. Warto korzystać z narzędzi do koordynacji pracy. CRM-y różnego rodzaju pozwalają na analizę działań poszczególnych działów i ich pracowników.
  • Dokumentacja działań – warto pokusić się na tworzenie raportów i podsumowań, bowiem ich analiza pozwala na sprawdzenie, czy wszystkie założenia zostały spełnione.
    Bieżąca informacja – to jeden z podstawowych wymogów zarządzania projektowego, dzięki temu pracownicy mają wiedzę na temat wykonywanej pracy oraz tego, czy są spełnione, postawione wcześniej założenia.

Jak powyższe punkty wykorzystać w e-sklepie?

Wszystko wydawać się może dość trudne, ale takie nie jest.

Założenia projektu są zawsze dość proste, ponieważ mówimy o pewnych ustandaryzowanych procesach. Mowa o komunikacji, sposobie obiegu dokumentów, rozkładzie produktów w magazynach, optymalizacji pakowania itd. Ważne jest, by każdy etap pracy był jasno przedstawiony, nawet udokumentowany. Dzięki temu wykonujący pracę członek zespołu będzie wiedział czego od niego oczekujemy, a przy okazji jego doświadczenie pozwoli na wprowadzanie zmian i udoskonalenie procesu.

Przykładowo: może się okazać, że faktury nie muszą być drukowane, a wystarczy, że wyślemy je elektronicznie, co można znów zautomatyzować. Inny układ stołów do pakowania może wpłynąć pozytywnie na czas wysyłki towarów, a stworzenie procedur w kontaktach z klientami pozwoli na ich szybszą obsługę.

Każde z powyższych przykładowych optymalizacji jest możliwa, gdy zdecydujemy się na podejście projektowe. Analiza procesów i ich udoskonalanie pozwala zaoszczędzić czas, a co za tym idzie: także pieniądze. Każda oszczędność w sklepie internetowym, która pozwala na pracę na tym samy poziomie, ale przy niższych kosztach, zahacza o metodologię Lean, o której pisaliśmy ostatnio. Warto się jej przyjrzeć.

1
Dodaj komentarz

avatar
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
0 Comment authors
#232 Czego właściciele e-sklepów mogą nauczyć się od właścicieli sklepów tradycyjnych? | Blog i-systems.pl Recent comment authors
  Subscribe  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
trackback

[…] błędy, które kosztują ich niepotrzebne pieniądze. Każdy proces w e-sklepie można poprawić. Pisaliśmy o tym w jednej z lekcji. Dzięki temu mamy pewność, że działamy optymalnie bez zbędnych kosztów i strat. Warto […]

Zobacz również artykuły o podobnej tematyce

Magia e-commerce, czyli ludzka psychika a wydatki

Żyjemy w czasach, gdzie półki uginają się pod ciężarem wyłożonych na nich towarów, a każdy produkt jest w zasadzie “na...

Co siedzi w środku tablic PHP?

Zacznę może od genezy problemu. Pracowałem nad optymalizacją zużycia pamięci w pewnym procesie importu danych, ponieważ pierwsze analizy wskazywały na...

Modus operandi zespołu kreacji

Rola zespołów zajmujących się wizualną stroną systemów na przestrzeni ostatnich lat ewoluowała. Obecnie skupiają się one na tym, by pomóc...

Zobacz więcej wpisów