Archiwum autora: Justyna Szreter

Fabrykacen.pl pionierem nowych funkcjonalności allegro

1 odpowiedź

Fabrykacen.pl jest marką oferującą obuwie oraz akcesoria sportowe i streetwear znanych marek. W listopadzie, tuż przed Black Friday, uruchomiony został dedykowany system e-commerce brandu, zintegrowany z portalem aukcyjnym allegro. Takie rozwiązanie pozwala na prowadzenie skutecznej sprzedaży w obu kanałach z szeregiem funkcjonalności, które oferuje portal.

Marka Fabrykacen.pl dotychczas realizowała sprzedaż online wyłączenie poprzez portal allegro. Sprzedawca istnieje w serwisie od 7 lat i z powodzeniem obsługuje nawet kilka tysięcy zamówień miesięcznie. Konto marki poprzez wysoki poziom sprzedaży oraz lata aktywności jest doskonale wypozycjonowane i uzyskało status “Super Sprzedawcy”. Wraz z rozwojem firmy, zdecydowano się na wdrożenie systemu e-commerce, który oprócz zarządzania sprzedażą online odpowiedzialny jest za obsługę aukcji marki na portalu allegro, ich automatyzację oraz sprawne zarządzanie oboma kanałami sprzedaży.

System e-commerce z zasięgiem allegro

System e-commerce marki jest zintegrowany z portalem allegro. Dzięki temu, sklep online oraz aukcje są zarządzane z tego samego wewnętrznego panelu, ułatwiając prace nad obsługą procesów sprzedaży i eliminując tym samym ryzyko błędów. Zakup z poziomu systemu e-commerce może powodować m.in. zmniejszenie dostępności produktów na allegro. Może dziać się również odwrotnie, zakup poprzez allegro będzie zmniejszał stan magazynowy sklepu online. Istnieje również możliwość tworzenia customowych strategii synchronizacji stanów magazynowych, które marka może wykorzystywać. Oprócz danych o stanach magazynowych, synchronizowane są również zamówienia, dane klientów oraz informacje o płatnościach itd. Prace deweloperskie prowadzone były równolegle na trzech płaszczyznach. Wymagały stworzenia dedykowanego sklepu online, następnie zaimportowania aukcji z portalu allegro do wewnętrznego panelu zarządzania systemem, wspólnego ze sklepem online oraz integracji z systemem magazynowym Streamsoft Verto, aby wszystkie dane ze sklepu online i aukcji zewnętrznych były synchronizowane i zawsze aktualne.

Dedykowany sklep Fabrykacen.pl zapewnia sprawną obsługę sprzedaży online oraz posiada wiele funkcjonalności, które usprawniają i automatyzują procesy logistyczne i magazynowe. Ze względu na grupę docelową klientów sklepu, wprowadzono interesujące rozwiązanie umożliwiające kontakt poprzez komunikator Facebook Messenger z fanpage sklepu, z poziomu strony.

Import kilku tysięcy aukcji

Podczas prac wdrożeniowych dużym wyzwaniem był proces zaimportowania wszystkich aukcji z portalu allegro do systemu e-commerce. W chwili rozpoczęcia prac przez zespół i-systems, marka posiadała na portalu niemal 10.000 trwających aukcji. Znaczną stratą dla firmy byłoby zamknięcie tak popularnych aukcji i tworzenia ich na nowo w serwisie z pomocą nowego systemu e-commerce. Wdrożono więc rozwiązanie, które masowo zaciągało do systemu, wszystkie aukcje z allegro wraz z całą historią, a następnie kontynuowano ich zarządzanie z poziomu systemu e-commerce. W czasie prac deweloperskich, portal allegro wprowadził zmiany. Do dotychczasowego WebAPI, dodano również funkcjonalności REST API i konieczne były kolejne prace nad dostosowaniem systemu do nowych wymagań portalu. Po zakończonym procesie integracji Fabrykacen.pl operuje teraz jednolitym przebiegiem realizacji zamówień z portalu aukcyjnego i systemu e-commerce. Było to możliwe dzięki zaangażowaniu obu stron oraz znacznej wiedzy klienta o projekcie.

pic1

Nowe REST API allegro

Allegro REST API to nowy interfejs programistyczny oparty o architekturę REST. Pozwala on na wymianę informacji między portalem allegro a system e-commerce i stwarza nowe możliwości komunikowania się z portalem. Rozwiązanie to stwarza nowe możliwości sprzedażowe, umożliwia modyfikację ceny w aktualnie trwających aukcjach i pobieranie informacji o warunkach sprzedaży, ułatwiając tym samym codzienną obsługę dużej sprzedaży. Zespół i-systems wraz z przedstawicielami Fabrykacen.pl przygotowali kompletny mechanizm, który umożliwia wdrażanie aktualnych i przyszłych metod, które pojawią się w REST API allegro, aby z powodzeniem wspierać sprzedaż na portalu.

pic2

Dzięki efektywnej kooperacji i-systems z firmą klienta, Fabrykacen.pl stała się pionierem funkcjonalności oferowanych przez allegro, opartych o WebAPI i REST API. Ponadto, poprzez dedykowane rozwiązania, dysponuje ona szerokim pakietem narzędzi sprzedażowych. Stworzono rozwiązania polegające na możliwości zarządzania stanami magazynowymi z poziomu karty produktu i listingu produktów w panelu administratora w systemie. Zaprojektowano także narzędzie masowego przypisywania warunków reklamacji, zwrotów i wymian towarów do jednego konta. Zmodernizowano również system płatności. System e-commerce Fabrykacen.pl zintergrowany z portalem allegro jest stale rozwijany i optymalizowany w ramach długofalowej współpracy marki z i-systems. Dzięki temu synchronizacja danych pomiędzy systemem e-commerce a portalem jest sprawniejsza. Na bieżąco następuje również reakcja na kolejne zmiany wprowadzane przez portal aukcyjny.

Nowy wygląd aukcji

Portal allegro w najbliższym czasie będzie wprowadzać nowe zasady publikacji ofert. Zmiany dotyczą wyglądu aukcji, warunków zamieszczanych zdjęć przedmiotów, oddzielenie warunków oferty od opisu przedmiotów oraz obowiązkowych parametrów, które musi posiadać każda aukcja. Modyfikacje mają przynieść korzyść kupującym. Głównym ich celem jest jak największa przejrzystość ofert i uporządkowanie zasobów. Zmiany zostały przygotowane również z myślą o internautach mobilnych, ale podyktowane są także kwestiami bezpieczeństwa. Marka Fabrykacen.pl jest w pełni przygotowana na zmiany wprowadzane przez portal. Jest pierwszym sklepem stworzonym przez i-systems, który ma wprowadzone nowe zasady publikacji ofert. Duże zaangażowanie klienta w projekt pozwoliło i-systems na wdrożenie rozwiązań takich jak: opis aukcji w nowej, zunifikowanej formie wraz z dostosowaniem zmian obowiązujących wobec zdjęć produktów, informacji o produkcie, warunkach zamówienia oraz innych, obowiązkowych elementów. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom opartym o REST API, firma ma również możliwość modyfikacji opisów, layoutu oraz warunków cenowych w trwających aukcjach.

Dzięki stworzeniu dedykowanego systemu e-commerce i jego zaawansowanej integracji z portalem allegro, sklep Fabrykacen.pl znacznie rozwija sprzedaż online, zyskuje zaufanie klientów i jest zawsze krok przed konkurencją.

Poznaj inne rozwiązania dla branży fashion

Aplikacja mobilna R-GOL.com z nominacją w Mobile Trends Awards

Dodaj komentarz

Stworzona przez i-systems dedykowana aplikacja mobilna R-GOL.com znalazła się wśród nominowanych do konkursu Mobile Trends Awards w kategorii “m-commerce”. Tym samym figuruje wśród najlepszych realizacji mobilnych w Polsce w 2017 roku.

Mobile Trends Awards to nagrody przyznawane co roku firmom, które z sukcesem posługują się technologiami mobilnymi. Po raz siódmy konkurować będą ze sobą marki z różnych branż, oceniane przez Kapitułę Konkursową za perfekcję, innowacyjność oraz dostosowanie do potrzeb użytkowników.

Firma R-GOL.com została doceniona za aplikację mobilną dla sklepu online, która skutecznie realizuje strategię omnichannel. Wyróżniono także możliwości nowoczesnego środowiska sprzedaży, takie jak: integracja z systemem e-commerce marki, zastosowanie tych samych filtrów co w sklepie online, możliwość tworzenia spersonalizowanych push notyfikacji, funkcja skanera kodów kreskowych produktów i sprawdzenia dostępności produktu w jednym z 4 sklepów stacjonarnych R-GOL.com. Więcej na temat możliwości aplikacji mobilnej, zrealizowanej przez i-systems dla największego sklepu piłkarskiego w Polsce, można przeczytać na naszym blogu.

Głosowanie internautów

W dniach 24 stycznia do 2 lutego 2018 odbędzie się głosowanie internautów na nominowane projekty we wszystkich kategoriach. Na stronie https://2018.mobiletrends.pl/gala i zalogowaniu się za pomocą konta Facebook, każdy internauta będzie mógł oddać jeden głos na jeden projekt z każdej kategorii.

Statuetki Mobile Trends Awards zostaną przyznane podczas uroczystej gali w drugim dniu Mobile Trends Conference 2018. Jest to wyjątkowe wydarzenie, podczas którego spotkają się eksperci i praktycy technologii mobilnych, aby wymienić się doświadczeniami oraz poznać nadchodzące trendy.

Głosuj na aplikację mobilną R-GOL.com

Dekalog Mistrza

Dodaj komentarz

Mamy przyjemność podzielić się z Wami publikacją, która ukazała się w Magazynie Strefa Biznesu. Na jego łamach opublikowany został „Dekalog Mistrza”, czyli 10 przykazań i zasad, którymi w życiu zawodowym i prywatnym kieruje się Krzysztof Jaciw – wiceprezes zarządu i CFO i-systems, odpowiedzialny również za działy HR oraz EB.

1. Żyje się tylko raz!

Do życia podchodzę z optymizmem i jestem pozytywnie nastawiony do świata, otoczenia i ludzi wokół mnie. W takim podejściu tkwi sekret na osiągnięcie szczęścia. Wierzę, że człowiek szczęśliwy to nie ten, który ma wszystko, lecz ten, który cieszy się wszystkim co ma. Jednak aby osiągnąć ten stan, należy nieustannie poszukiwać nowych rozwiązań. Codziennie powinno stawać się lepszą wersją siebie. Wyznaję zasadę, że żyje się tylko raz i należy w pełni wykorzystać swój czas. Chcąc osiągnąć w życiu sukces, nie można stać w miejscu.

2. Zdobywać doświadczenie

Kieruję się zasadą, że wiedza bierze się z doświadczenia. Jest to jedna z 7 życiowych lekcji Alberta Einsteina, które staram się przekazać moim dzieciom, ale także z powodzeniem wykorzystuję je w swoim życiu. Prawdziwą i przydatną wiedzę czerpiemy z własnych przeżyć, eksperymentów i praktyk. Doświadczenie zdobywane na co dzień, przekuwa się w sukces zawodowy i prywatny. Zdecydowanie przedkładam własne doświadczenie nad wiedzę teoretyczną, gdyż wolę być dobrym praktykiem, niż świetnym teoretykiem.

3. Pracować mądrze, czyli obserwować, pytać i czuć

W pracy zawodowej staram się być uważnym obserwatorem. Nie boję się zadawać pytań i poszukiwać rozwiązań. Nie bronię się również przed intuicją, bo z nią się nie dyskutuje. Nad pisemne wytyczne i sztywne reguły, niejednokrotnie przedkładam rozwiązania partnerskie i procesy polegające na współuczestnictwie oraz wzajemnej komunikacji.

4. Odkrywać potencjał współpracowników

Dobieram współpracowników intuicyjnie, w szczególności patrząc na ich postawę i predyspozycje oraz znajdując ich talenty. Podczas rozmów odkrywam osobowość współpracowników i wydobywam ich potencjał. Uważam, że jako pracodawca mogę dostarczyć kandydatowi wiedzę i narzędzia do jej zdobycia. Nie wpoję jednak indywidualnych cech, które przesądzają o zaangażowaniu i chęci do pracy. W relacjach ze współpracownikami wspieram, uczę i doceniam. Staram się być partnerem, jak i szefem, który potrafi pochwalić za dobrze wykonaną pracę.

5. Dążyć do synergii

Przepis na powodzenie przedsięwzięć biznesowych to zgrany i dopasowany zespół. Każdy z członków zespołu kieruje się innymi zasadami, ma również inne predyspozycje oraz umiejętności, ale w odpowiednio dobranym zespole, uzupełniamy się wzajemnie i dążymy do synergii. Synergia dla mnie to współdziałanie dające lepsze rezultaty, które rozumiem jako nieoczywiste działanie matematyczne – 1+1=3. Wyznaję zasadę, że jednostkowo każdy ma swoją wartość, ale pracując wspólnie, tworzymy nową wartość dodaną, wyższą niż suma naszych indywidualnych predyspozycji. Dlatego zbudowanie solidnego przedsiębiorstwa o mocnych fundamentach biznesowych, uzależnione jest od pracy wszystkich członków zgranego zespołu.

6. Czerpać siłę z porażek

W proces zdobywania doświadczenia wpisane jest niepowodzenie. Porażki wzmacniają mnie podwójnie, uczą pokory i motywują do dalszego działania. Pamiętam doskonale każde z moich niepowodzeń. Teraz wiem, że jestem bardziej odporny, a porażki nie tylko mnie wzmacniały i uczyły nowych doznań, ale także dodawały wiedzy i mądrości. Dzięki podejmowaniu w życiu złych decyzji biznesowych, potrafię zdefiniować te, które są dobre i przyniosą mi powodzenie w dalszej pracy. Dlatego wierzę, że z każdej porażki należy wydobyć siłę, odnaleźć w niej sens i przełożyć go na doświadczenie.

7. Być czujnym i uważnym

Otaczam się ludźmi, których szanuję i cenię. Mówię wówczas, że wprowadzają pozytywną energię do mojego życia. Dlatego bardzo istotny jest dla mnie ciągły kontakt ze współpracownikami, partnerami biznesowymi i bliskimi. Eliminuję jednak ze swojego środowiska ludzi toksycznych, którzy zagrażają zachowaniu mojej równowagi i wnoszą negatywną energię. Jeśli spotkasz zatem na swojej drodze „wampira energetycznego”, bądź ostrożny i zachowaj odpowiedni dystans.

8. Podejmować inicjatywę

Niezwykle bliskie mi jest przysłowie „Kto nie chce – szuka powodu, kto chce – szuka sposobu” i na nim staram się opierać swoje działanie. Uważam, że należy wystrzegać się stagnacji. W życiu zawodowym powinno się ciągle podejmować nowe wyzwania, dążyć do realizacji wyznaczonych celów i podejmować próbę ich osiągnięcia. Chcąc osiągnąć sukces, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: Co jest Twoim celem? A następnie działać i zrobić wszystko, co w Twojej mocy, by go osiągnąć. Należy być wytrwałym w tym co się robi i do czego się dąży.

9. Wierzyć w ludzi

Mocno wierzę w ludzi. Stale pracuję nad relacjami interpersonalnymi, dbam o wzajemny kontakt z partnerami biznesowymi i współpracownikami oraz wierzę w moc rozmowy z drugim człowiekiem. Staram się również bezinteresownie pomagać innym i chętnie ofiaruję swoją pomoc. W życiu nie jest istotne to co masz, ale to kim jesteś i w jaki sposób się zachowujesz. Wiem, że jeśli ja pomogę komuś, to ten ktoś pomoże innej osobie. Taką postawę realizuję zarówno na polu zawodowym, jak i na płaszczyźnie prywatnej.

10. Zachować harmonię

Dążę do zachowania równowagi i balansu pomiędzy pracą zawodową, a życiem osobistym. Moim współpracownikom staram się przekazywać moją filozofię, prawdę i doświadczenie życiowe, wierząc w stwierdzenie, że osiągając szczęście w życiu prywatnym, osiągniemy je również na płaszczyźnie zawodowej.

Artykuł „Dekalog Mistrza” ukazał się w Magazynie Strefa Biznesu, nr 07(23), listopad 2017.

Firma z branży HoReCa inwestuje w e-commerce

Dodaj komentarz

Popyt na dedykowane rozwiązania e-commerce w branży HoReCa stale rośnie. Wraz z dynamicznym rozwojem, kolejna firma z tej branży zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego systemu sprzedaży online razem z i-systems. Po przeprowadzonej analizie biznesowej, rozpoczęto prace nad budową platformy sprzedażowej, która sprosta wymaganiom klientów detalicznych i hurtowych firmy oraz będzie dopasowana do potrzeb branży HoReCa.

Nowy klient to prężnie działająca firma na rynku HoReCa, która dysponuje bogatą ofertą akcesoriów, sprzętu oraz wyposażenia dla gastronomii. Wśród dużej gamy produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo, znajdują się także specjalne akcesoria dla koneserów wina oraz najwyżej jakości, profesjonalny sprzęt  kuchenny. Firma obsługuje klientów detalicznych, hurtowych, a także zapewnia obsługę centrów szkoleniowych i sklepów.

Unikatowe badanie przedsiębiorstwa

Przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych, analitycy firmy i-systems przeprowadzili szczegółowe badanie przedsiębiorstwa, które pozwoliło poznać kluczowe procesy zachodzące w firmie. Po zakończonej analizie biznesowej zdefiniowano i zaproponowano najlepsze rozwiązania systemowe, dopasowane do zróżnicowanych potrzeb przedsiębiorstwa i wymagań branży HoReCa. W toku prac analitycznych, firma i-systems przygotowała również projekty graficzne wraz z makietami sklepu, zgodne z najlepszymi praktykami UX.

Rozwiązania e-commerce dopasowane do branży HoReCa

Szeroka oferta asortymentowa firmy z sektora HoReCa potrzebuje dedykowanych rozwiązań e-commerce, które z jednej strony ułatwią dokonywanie zakupów, a drugiej pozwolą na komfortowe zarządzanie sprzedażą w modelu B2C oraz B2B. Nowy system e-commerce zawierać będzie szereg rozwiązań, dostosowanych do szczególnych wymagań branży HoReCa i będzie odpowiadać za sprawną realizację zamówień, obsługę płatności online, reklamacje i zwroty, zarządzanie produktami oraz obsługę klienta. Prace wdrożeniowe będą prowadzone metodą Continuous Integration, co pozwoli na dopasowanie jak największej liczby funkcjonalności i rozwiązań do potrzeb przedsiębiorstwa w toku realizowanych prac.

Zaprojektowane rozwiązania dla nowego klienta i-systems są ściśle dopasowane do potrzeb branży HoReCa i odpowiadają na szczegółowe wymagania przedsiębiorstwa, które zostały wyznaczone na podstawie przeprowadzonej analizy biznesowej. Obecnie trwają prace nad wdrożeniem dedykowanego systemu e-commerce. Więcej informacji przekażemy po uruchomieniu.

Rozwiązania dla branży HoReCa

Drużyna i-systems

3 komentarze

Na początku i-systems tworzyło tylko dwóch pracowników. Dziś firma to zgrany i silny zespół niemal 100 specjalistów z branży e-commerce, którzy do swojej codziennej pracy podchodzą z pasją i zaangażowaniem, dając z siebie to, co najlepsze.

Kluczowym elementem strategii i-systems jest dążenie do ciągłego rozwoju. Wraz z pomyślną realizacją kolejnych systemów e-commerce rośnie kapitał, możliwości inwestycyjne firmy, a przede wszystkim w dynamicznym tempie, poszerza się skład i-systems. Pracownicy firmy tworzą zgraną drużynę, ponieważ ich codzienna praca bazuje na wspólnych zespołowych wartościach, opartych na zaufaniu i skutecznej komunikacji. Tylko taka drużyna może grać dla najlepszych i największych klientów.

Obecnie w firmie zatrudnione są 94 osoby, jednak apetyt na więcej stale rośnie. Jeszcze w tym roku liczba pracowników i-systems przekroczy magiczną liczbę 100. Ciekawe, który z 11 działów firmy zyska setnego pracownika? Może zasilone zostaną szeregi programistów, a może gracz z numerem 100 będzie działał nad usprawnieniem któregoś z procesów wewnętrznych firmy? Niebawem wszystko będzie jasne. W ciągu ostatniego roku do pracy zostało przyjętych 36 nowych osób, które wzmocniły, dotychczasowy zespół pracowników i wniosły do drużyny i-systems kolejne pierwiastki zaangażowania, kreatywności i pasji. Co ciekawe, podczas ostatnich 12 miesięcy  została zatrudniona taka sama liczba kobiet, jak i mężczyzn. W i-systems zaprzeczają w ten sposób utartym stereotypom, że praca w branży IT zdominowana jest przez przedstawicieli męskiego gatunku. Piękniejsza część załogi i-systems stanowi niemal 40%. Taki podział sił sprawia, że w firmie aż huczy od świeżych pomysłów, innowacyjnych rozwiązań i planów na przyszłość.

O wieku mówić się nie powinno, ale warto wspomnieć, że średnia wieku pracowników zatrudnionych w i-systems to 30 lat. Oznacza to, że pracownicy mogą pochwalić się już sporym doświadczeniem i nie brakuje im pozytywnego nastawienia i energii do codziennej pracy. Pracownicy i-systems tworzą dopasowany i zaufany zespół specjalistów, który angażuje się w powierzone zadania, ale także potrafi zarazić dobrą energią podczas pracy. Kolejną ciekawostką jest fakt, że staż pracy najdłużej zatrudnionej osoby w firmie wynosi 94 miesiące, czyli niemal 8 lat. To z kolei oznacza, że pracownicy są przywiązani do marki i-systems.

Przyszłość i-systems to poszukiwanie kolejnych kierunków rozwoju i tworzenie nowych możliwości dedykowanych systemów e-commerce. W dalszym ciągu kontynuowane będą prace nad rozwojem innowacyjnych rozwiązań technologicznych i adaptacją ich do środowiska pracy i-systems w ramach działań research and development. W firmie wyznaje się zasadę, że jej przyszłość zależy również od ludzi, dlatego też szczególną wagę przywiązuje się do inwestycji w pracowników oraz umożliwienia im ciągłego rozwoju.

Logotyp Marka Śląskie

Firma i-systems laureatem nagrody „Marka Śląskie”

Dodaj komentarz

Już po raz ósmy rozstrzygnięto konkurs o tytuł „Marka Śląskie”. Plebiscyt organizowany jest przez Regionalną Izbę Przemysłowo-Handlową w Gliwicach oraz Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego. W tegorocznej edycji Kapituła Konkursowa uhonorowała i-systems w kategorii usługa, doceniając znaczący wkład firmy w rozwój województwa śląskiego.

Firma i-systems została nagrodzona „Marką Śląskie” za innowacyjne i dedykowane rozwiązania e-commerce, dynamikę i szybkość rozwoju oraz rosnące grono pracowników z obszaru województwa śląskiego. Firma otrzymała nagrodę w kategorii usługa i była oceniana za: zastosowanie nowych rozwiązań świadczenia usług, proinnowacyjny charakter usług, zastosowane normy jakości oraz wdrożenie świadczenia e-usług.

Podczas uroczystej gali wręczenia nagród w imieniu i-systems statuetkę „Marki Śląskie” odebrał Marcin Rutkowski, PR & Marketing Manager i-systems.

– Tytuł „Marka Śląskie” w kategorii usługa jest dla nas wyjątkowym wyróżnieniem. Dążymy do ciągłego rozwoju świadczonych usług oraz staramy się promować i godnie reprezentować cały obszar Śląska w kraju i za granicą – mówił Marcin Rutkowski podczas XXIII Gali Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Gliwicach.

Przyznawany tytuł „Marka Śląskie” ma na celu promocję regionu śląskiego oraz zwiększenie jego atrakcyjności gospodarczej, kulturalnej, naukowej i politycznej w Polsce i Europie. Konkurs ma za zadanie wyłonienie i wypromowanie produktów, firm i przedsięwzięć, które ze względu na swoją jakość, unikatowe walory i związki z województwem śląskim, reprezentują wysoki poziom pracy i świadczonych usług.

Checklista przed wdrożeniem systemu e-commerce

Prace przed uruchomieniem systemu e-commerce

Dodaj komentarz

Zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanego systemu e-commerce wymaga uporządkowanego sposobu działania i zaangażowania wielu specjalistów. Kluczowym momentem prac jest start produkcyjny systemu, jednak aby projekt znalazł się w tej decydującej fazie, konieczne są również działania organizacyjne następujące po przekazaniu projektu do wdrożenia. Warunkują one sukces dalszej współpracy wdrożeniowej.

Przyjmując rozległą definicję opisującą etapy pracy nad systemem e-commerce, można założyć, że cykl życia projektu rozpoczyna się już na etapie przedstawienia klientowi końcowej oferty handlowej. Następnie rozpoczyna się strategiczna faza analizy biznesowej, która określa warunki wdrożenia nowego systemu i wyznacza proponowane rozwiązania informatyczne. Później odbywa się podpisanie umów, najczęściej w trzech formach: wdrożeniowej, na hosting i na wsparcie techniczne (SLA). Następnie, projekt wchodzi w fazę prac kompozycyjnych i wdrożeniowych. Ostatnim etapem jest start produkcyjny i okres stabilizacji systemu sprzedażowego.

Tak przyjęty schemat wydaje się jasny i uporządkowany. Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na zakres prac, od chwili podpisania umów i przekazania projektu, do pełnego wdrożenia dedykowanego systemu e-commerce. W tej szczególnej fazie, zespół i-systems wykonuje również usystematyzowane działania organizacyjne. Są one związane ze zbieraniem wymagań, kompletacją dokumentacji i odpowiednim dopasowaniem kierunku prac. Wszystkie te zadania w konsekwencji warunkują sukces wdrożenia systemu e-commerce i satysfakcjonującą dla obu stron współpracę.

Dobre praktyki przed pracami wdrożeniowymi

W momencie przekazania projektu, project manager, rozpoczynający prace wdrożeniowe, ma już pewien zakres wiedzy, który uzyskał na etapie analizy biznesowej. Posiada informacje na temat klienta oraz specyfiki jego branży, a także ma ukształtowaną wizję projektu, którą na bieżąco będzie konkretyzować. Niezwłocznie po przyjęciu zlecenia od klienta, można rozpocząć prace wdrożeniowe, najpierw jednak muszą zostać spełnione wymagania organizacyjno-formalne, by w przyszłości można było uniknąć niepotrzebnych opóźnień. W tym czasie zespoły handlowe i projektowe realizują oraz potwierdzają wykonanie poniższych zadań:

  • skompletowanie dokumentacji przedwdrożeniowej: workbook analizy biznesowej, oferta dedykowanego systemu e-commerce oraz umów przez zespół handlowy i przekazanie jej project mangerowi,
  • przekazanie skanów podpisanych umów do działu finansowego,
  • zapoznanie klienta z harmonogramem rzeczowo-finansowym,
  • przekazanie klientowi informacji o formie rozliczenia time&material,
  • przekazanie klientowi informacji o stosowaniu metodyk zwinnych przy projektowaniu systemu,
  • spotkanie project managera z klientem w celu omówienia kierunku prac i zasad współpracy,
  • rozdzielenie zadań projektowych w zespole projektowym,
  • rozpoczęcie prac wdrożeniowych nad dedykowanym systemem e-commerce.

Zadania formalno-organizacyjne nie muszą następować kolejno po sobie. Wszystkie elementy do zrealizowania, po przekazaniu projektu, mogą odbywać się równolegle. Aby nie przeoczyć żadnego z istotnych, zespół i-systems korzysta z narzędzi kontroli. Przez ten etap można sprawnie przejść, stosując checklistę – spis działań, przewidzianych dla tej fazy projektu, który nie pozwala na pominięcie nawet najmniejszego formalnego zadania. Na każdym etapie pracy, zespół na bieżąco uzupełnia informacje w wewnętrznym panelu i-systems, do którego w pewnej części, dostęp ma także klient. Panel umożliwia pełną wymianę informacji dotyczących projektów.

W standardowym modelu współpracy przy wdrażaniu systemu e-commerce, po podpisaniu umowy i harmonogramu prac, zmiany w sposobie działania zamawianego rozwiązania są bardzo trudne lub praktycznie niemożliwe. W trybie działania i-systems, zmiany można wprowadzać na każdym etapie prac wdrożeniowych. Klientowi przysługuje również możliwość wpływania na proces projektowy. Niezwykle istotne jest więc spełnienie wszystkich formalnych wymagań i działań organizacyjnych, tuż po przekazaniu projektu, aby nie występowały komplikacje w trakcie właściwych prac wdrożeniowych.

Komunikacja kluczem do sukcesu

Nieodzownym elementem pracy po przekazaniu projektu, jak i podczas samego wdrożenia systemu, jest stała i rzetelna komunikacja z klientem. Zespół i-systems, podczas wytwarzania dedykowanego systemu sprzedaży, najczęściej pracuje z klientem w dwutygodniowych interwałach. Pozwala to na zapoznanie się z nowymi pomysłami klienta, bieżące ustalenie zakresu prac oraz przekazanie efektów pracy. Zespół skutecznie reaguje także na nowe zadania stawiane przez klienta. Dzięki takiemu elastycznemu podejściu, łatwiejszy staje się start produkcyjny systemu i zakończenie projektu sukcesem. W i-systems, klient podpisując umowę wdrożeniową, w istocie nie kupuje dedykowanego i gotowego produktu, ale usługę w postaci dostosowania funkcjonalności systemu e-commerce do jego potrzeb i wymagań, stąd też praca zespołu polega na umiejętnym dopasowaniu rozwiązań do specyfiki działalności klienta.

Faza stabilizacji i opieka nad systemem

Pracując nad wdrożeniem dedykowanego systemu e-commerce, zespół projektowy nie realizuje kolejnych etapów prac w sposób kaskadowy. Zwinne podejście do kolejnych faz, pozwala na symultaniczną pracę na kilku poziomach. Taki schemat pracy pozwala również na bieżące testowanie funkcjonalności, dzięki czemu faza końcowych testów jest mniej skomplikowana. Start produkcyjny systemu i uruchomienie wszystkich nowych narzędzi sprzedażowych to chwila prawdy, ale nie oznacza końca pracy samego project managera i kilku członków zespołu projektowego. W ciągu miesiąca od pełnego wdrożenia systemu, zespół projektowy nadal pracuje w fazie stabilizacji projektu, na bieżąco monitorując działanie wdrożonego systemu. Po pomyślnym uruchomieniu systemu ważna jest jego ciągła aktualizacja, ale także opieka i nadzór nad poprawnym funkcjonowaniem. Po starcie produkcyjnym systemu i fazie stabilizacji następuje przekazanie projektu klienta dedykowanemu opiekunowi. Na tym etapie pracy, zespół również wypełnia zakres formalno-organizacyjnych działań, związanych z protokołem przekazania projektu i ustaleniem zasad współpracy hostingowej.

Analiza dokumentacji przedwdrożeniowej, skonkretyzowanie indywidualnych wymagań klienta oraz zdolności planistyczne i umiejętność rzetelnej komunikacji zespołu, to kluczowe elementy pracy przed wdrożeniem, rzutujące następnie na cały proces implementacji dedykowanego systemu e-commerce. Kluczem do sukcesu jest realizacja wszystkich działań formalno-organizacyjnych przed rozpoczęciem wdrożenia. Ważna jest także stała współpraca z klientem i umiejętność zwinnego reagowania na zmiany oraz elastycznego podejścia do projektowanego systemu. Działając tylko w usystematyzowany sposób można sprawnie poprowadzić projekt wdrożenia systemu w wyjątkowo zmiennym i wymagającym środowisku e-commerce.

Współpraca z klientem podczas wdrożenia systemu e-commerce