Duże przedsiębiorstwa, operujące w systemie sprzedaży B2B, często zmagają się z problemem przeterminowanych należności oraz ich odzyskiwania. Firmy te charakteryzują się znaczną liczbą zamówień, a co za tym idzie – transakcji, oraz wysokim saldem kredytu kupieckiego. Te właśnie czynniki mają negatywny wpływ na kwestie finansowe firmy i znacznie utrudniają codzienne procesy organizacyjne. Dzieje się tak dlatego, że w momencie gdy klienci zwlekają z płatnościami, firma notuje straty. Odzyskiwanie należności, poprzez wykonywanie niezliczonych telefonów oraz ręczne pisanie maili, może zająć pracownikowi dużo czasu. A jak to mówią – czas to pieniądz. Rozwiązaniem jest system do windykacji, czyli Moduł ARMS.

Proces odzyskiwania należności w przedsiębiorstwach często wygląda tak: najpierw księgowa wysyła e-mail z informacją o wystawieniu faktury, następnie kontroluje, które faktury nie zostały opłacone i o ile dni są przeterminowane, potem wysyła ponownie maila z przypomnieniem o płatności. Jeżeli to nie poskutkuje, pozostaje wykonanie telefonu do klienta, przy czym telefony albo są ignorowane, albo klient nie ma czasu i księgowa zostaje odsyłana od jednego działu do drugiego. Na koniec, pozostaje jedynie wystawienie wezwania do zapłaty, często zarówno drogą mailową i papierową, co po raz kolejny niepotrzebnie zajmuje czas. W efekcie nie ma tygodnia, w którym księgowa nie miałaby styczności z nieopłaconymi fakturami.

System do windykacji ARMS (Account Receivable Management System) ma za zadanie wspierać dział finansowo-księgowy w zautomatyzowaniu procesów związanych z zarządzaniem płatnościami. Głównym założeniem tego systemu, jest możliwość ustalenia kroków postępowania, dzięki którym zdefiniowane zadania będą wykonywane cyklicznie.

Moduł ARMS ma zastosowanie w kilku obszarach. W przypadku nierozliczonych płatności, wspomaga procesy windykacyjne oraz ogranicza do minimum przeterminowane zobowiązania klientów wobec firmy. System do windykacji daje także możliwość weryfikacji poprawności ustawień zarządzania płatnościami, zanim informacje te trafią do klienta. Dzięki temu ma się pewność, że przypomnienia o zapłacie nie będą zawierać błędnych informacji.

Kolejną cechą modułu jest tworzenie zdefiniowanych grup odbiorców, dla których przyporządkować można zadania – akcje, które ma podjąć system, oraz warunki wejściowe, po których mają nastąpić owe akcje.

Takimi warunkami mogą być między innymi: określenie daty wystawienia dokumentu sprzedaży, terminu płatności, kwoty do zapłaty, kwoty pozostałej do zapłaty, a także limitu przeterminowanych płatności wynikającego z limitu kupieckiego.



Administrator systemu sam określa akcję, która powinna nastąpić po wcześniej zdefiniowanym warunku. Na przykład, wysłanie maila do kontrahenta z dołączoną fakturą, z przypomnieniem dwa dni przed terminem płatności, kolejnym przypomnieniem kilka dni po terminie płatności itd. Może także skorzystać z szablonu wiadomości e-mail oraz wstawić do niego zmienne dynamiczne – numer oraz datę wystawienia dokumentu, dane klienta, termin płatności, kwotę zobowiązania. Osoba zajmująca się płatnościami nie musi już zapisywać sobie wszystkiego ręcznie, a podczas urlopu może być spokojna, że po powrocie nie czeka na nią sterta zaległości, ponieważ wszystko dzieje się automatycznie.

System do windykacji ma również opcję automatycznego blokowania możliwości składania zamówień, po upływie ustalonego czasu, a także utworzenia zadania w kalendarzu pracownika, aby skontaktował się z wierzycielem. Wystarczy, że administrator określi użytkownika oraz kalendarz, do którego ma zostać przypisane zadanie.

Dzięki Modułowi ARMS, faktury są płacone szybciej, ponieważ wysyłane są automatyczne maile z przypomnieniem w cyklicznych odstępach czasu. Co za tym idzie, rzadziej przekładane są daty blokady składania zamówień, jak również oszczędza się czas zarówno klienta, jak i użytkownika Modułu ARMS. Jeśli więc firma chce usprawnić zarządzanie procesami windykacyjnymi, może wesprzeć się na ramieniu Modułu ARMS, który pozwoli je zautomatyzować.

Dowiedz się więcej o Modułach B2B